5 dobrych powodów przeprowadzenia pomiaru w zmianie – EOIF Łódź 28.03.2019

W Łodzi, 28 marca br., odbyła się kolejna edycja Konferencji EOIF GigaCon – O Elektronicznych Obiegach Dokumentów. Dziękuję Organizatorom za zaproszenie i szczerze podziwiam konsekwencję w działaniu na rzecz automatyzacji, digitalizacji i stosowaniu rozwiązań probiznesowych.

Miałam ogromną przyjemność podzielić się swoim doświadczeniem z wdrożeń i projektów, w których optymalizowałam procesy, szkoliłam użytkowników i wdrażałam obiegi dokumentów. Postawiłam sobie za cel przekonanie uczestników konferencji, że warto zmiany mierzyć, a potem sprawdzać i weryfikować czy podjęte działania przyniosły oczekiwany rezultat.

Dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu? Tak w pięciu punktach, to chodzi o:

#1 – Obalenie mitów  –  w każdej firmie powstają mity i przypuszczenia oraz bardzo często uproszczenia. To najczęściej za sprawą tych, którzy zamiast rozwiązywać, szukają wytłumaczeń. Dobrze dobrane fakty i liczby, powodują, że przestajemy rozmawiać o tym, co nam się wydaje, a zaczynamy wchodzić na argumenty i konkrety.

#2 – Świadomy wybór  – decydujemy mądrze o zakresie, o kolejności wdrażanych funkcjonalności, bo kierujemy się tym, czego biznes potrzebuje, a nie chce. Bardzo często na pytanie „czego potrzebujesz w pracy?” rozwijają się wodze fantazji i chcielibyśmy od razu polecieć na Marsa i przywieźć dowód życia… 🙂 a tak poważenie, lubimy sobie komplikować życie, zamiast korzystać z prostych rozwiązań.

#3 – Trzymanie się kursu – najczęściej powodem błądzenia i szukania po omacku jest brak celu strategicznego, który wyznaczałby kierunek wszystkich działań. Dlatego warto na początku, choćby ogólnie postawić cel oraz opisać uzasadnienie biznesowe. A potem sukcesywnie je rozwijać i wymiarować (chodzi o pieniądz) wraz z pozyskiwaniem nowych danych, faktów i okoliczności.

#4 – Święty spokój – dla Organizacji, bo dostaje to czego aktualnie potrzebuje. Dla Sponsora, bo wie za co płaci i jaką otrzyma korzyść. Dla kierownika projektu, bo jest rozliczany z realizacji, a nie wyobrażeń oraz dla właściciela procesu, bo wie, co będzie przedmiotem zmiany.

#5 – Czerpanie z doświadczeń  – wiedza z projektu, może być wykorzystana przy dalszym usprawnianiu procesu albo przy kolejnych wdrożeniach. To, co zadziałało, co nie, kto się sprawdził w zmianie, a kto nie podołał, jakie podejmowaliśmy próby i dlaczego. Ta wartość jest dla organizacji bezcenna.

Warto mierzyć, bo warto wiedzieć jak to, co robimy przyczynia się do realizacji celów naszych i firmy.

Anna Buczek

Jak polubić tworzenie procedur. SIPOC.

Procedury….na samo słowo cierpnie nam skóra. Kojarzy się z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego ich nie lubimy. Nie lubimy przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza?

Mi przeszkadza to, że najczęściej są nieaktualne. Stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowią wiersz w rejestrze, zapis na dysku, a jeszcze, i to całkiem często, nadal wiszą w gablotach na korytarzach.

Bardzo często są napisane niezrozumiałym, zbyt pompatycznym językiem. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.

Zbyt długie… Procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca?

I nic z niej nie wynika. Nie wskazuje osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie jaki jest sens jej wdrożenia.

Mogłabym jeszcze wymieniać, ale zamiast tego napiszę, jak ja rozwiązuję kwestię procedur. Zacznijmy o tego czym jest procedura.

Procedura jest zapisem działań i odpowiedzialności, mającym na celu ustalenie standardu zachowań, zmierzających do  realizacji celu procesu.

Do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie używam SIPOCa.

  1. Zbieram grupę zainteresowanych, w tym koniecznie właściciela procesu i uczestników, czyli tych, którzy mają największą wiedzę o procesie.
  2. Najważniejsze: ustalamy cel procesu. Na tej podstawie zdefiniujemy cel procedury.
  3. Zaczynamy od opisania procesu, identyfikujemy wejścia i wyjścia oraz przypisujemy dostawców i odbiorców.
  4. Jak już sporządzimy logiczną mapę następujących po sobie czynności, to ustalamy gdzie mamy braki bądź luki, dzięki temu wyłapiemy każde istotne odstępstwo.
  5. Planujemy akcje na błędy w procesie i ustalamy sposób postępowania.
  6. Zapisujemy treść dokumentu, tworzymy tabele odpowiedzialności, a dla organizacji o wyższej świadomości procesowej sporządzamy mapę.
  7. Na koniec budujemy kartę kontroli, ustalamy termin rewizji oraz osobę odpowiedzialną za aktualizację.

Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. W Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja.

A oto kilka wskazówek:

  • pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień
  • nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to proces nie działa prawidłowo
  • pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli
  • nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw
  • jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszary
  • stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać działania mailowo.

Więcej o tym, jak w łatwy sposób przeprowadzić samago SIPOCa, przeczytasz w artykule Bartłomieja Papisza Black Box- jak usprawnić warsztat SIPOC.

Anna Buczek

#LPPO #sekwencjabiznesu

 

 

5 powodów dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu – GigaCon Kraków 12.02.2019

Konferencja GigaCon w Krakowie 12.02.2019 przebiegała pod haslem „Elektroniczne Obiegi Informacji w Firmie”.

Dyskusja nie dotyczyła tego czy …., ale jak to zrobić efektywnie, skutecznie, bez porażek? Na ten temat wypowiadali się eksperci z obszarów prawa, administracji, bezpieczeństwa danych, komunikacji, twórcy systemów do obiegu dokumentów oraz ludzie biznesu. Blisko 100 osób na sali zainteresowanych usprawnianiem i optymalizacją pracy biura, firmy, oragnizacji…

Ja miałam okazję omówić 5 dobrych praktyk = 5 powodów, jak przeprowadzić analizę potrzeb firmy, a potem zrobić wdrożenie, żeby wybrać świadomie, zacząć dobrze i nie wywrócić się na mecie. Zdradzić mogę, że najważniejsze to mieć uzasadnienie biznesowe  wyrażone w faktach i liczbach. A jak to zrobić ?

Cieszę się, że mogłam wziąć udział w tak ciekawym i rozwijajacym wydarzeniu oraz dołożyć swoją cegiełkę i to pierwszy raz występując w swoich barwach – Sekwencja Biznesu 🙂