WORKFLOW&DOCUMENT MANAGEMENT TRENDS 2019 27.02.2019 – WARSZAWA „SZANSE i ZAGROŻENIA”

Tematem mojego wystąpienia były „szanse i zagrożenia wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu informacji”. 

Podczas wystąpienia, na bazie swoje kilkunastoletniego doświadczenia z prowadzenia projektów, kierowania zespołami, chciałem pokazać jak ja patrzę na zagrożenia, szanse a także zachęcić do pracy z ryzykami w projektach.

Rzeczą oczywistą jest, że każdy projekt, usprawnienie niesie za sobą szanse oraz zagrożenia.

Zada ktoś pytanie : co to jest SZANSA ? a co to jest ZAGROŻENIE ?

Szansa to korzyść. Zagrożenie to ryzyko. Nic nowego a jednak sprawia trudność.

Bez wątpienia, każdy projekt, usprawnienie powinno nieść za sobą korzyści.

W artykule … opisuję szerzej korzyści i ryzyka, pokazując jednocześnie jak na siebie wpływają a także co decyduje, że po zakończeniu projektu możemy powiedzieć – osiągnęliśmy sukces.

Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

Kiedy poruszam temat spotkań, zadając pytania o ich przebieg, rytm.  Słyszę od uczestników tych spotkań, kadry kierowniczej następujące opinie :

  • spotkania to starta czasu
  • dużo „gadania” mało działania,
  • nie wnoszą one żadnej wartości,
  • lepiej, żeby ich nie było,
  • spotkaliśmy się pogadaliśmy i tyle,

Zadaję pytanie, co należałoby zrobić, żeby popracować nad efektywnością spotkań. Odpowiedzi, bardzo często trafiają w punkt.

Zastanówmy się,  jakiego typu, spotkania organizujemy, jesteśmy ich częścią. Podzieliłem je na dwie główne kategorie.

  1. Regularne, cykliczne. Wpisują się w rytm pracy procesowo – projektowej.
    1. spotkania raportujące
    2. spotkania projektowe
    3. spotkania procesowe
  2. Zwoływane Ad-Hoc, kryzysowe, problemowe,

Zauważmy, że z jednej strony mamy powtarzalność z drugiej jej brak.

Części wspólne do każdego, ze spotkań :

  1. Czas : długość spotkania, częstotliwość
  2. Zakres : temat spotkania, plan spotkania,
  3. Ludzie : uczestnicy spotkań,

Zastanówmy się, nad każdą z tych składowych bardziej szczegółowo.

Czas : długość spotkania, częstotliwość

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych :

Ustalmy, zawsze tą samą godzinę, ten sam dzień. Nauczmy organizację, że o danej godzinie, w danym dni, być może nawet i codziennie, poszczególne osoby będą są na spotkaniu wewnętrznym. Które trwa np. 20 minut. Częstotliwość spotkań, jest uwarunkowana między innymi dynamiką zmian jakie zachodzą w przeciągu 24 godzin.

Jestem zwolennikiem organizowania spotkań w przedziale 20-30 minut na jeden temat. Tak steruję zakresem i ilością osób, żeby w tym czasie się zamknąć.

Zakres : temat spotkania, plan spotkania.

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych : Ustalmy plan spotkań. Jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich uczestników. Określmy, po co się spotykamy, jaki ma wyglądać przebieg spotkania, kto, co, jak raportuje. Ile powinno spotkanie trwać.

Spotkania Ad-Hoc : dobrą praktyką na początku jest poinformowanie o długości spotkania, następnie wskazanie problemu, zdarzenia, które nas zaniepokoiło. Celem tego, nie jest szukanie winnego ale właściwa identyfikacja problemu, zdarzenia. Konstruktywna rozmowa, który przybliża nas do decyzji, zadania.

Zapamiętaj,  kiedy zaczynasz pracę nad poprawą efektywności spotkań, musisz je moderować. Pokazywać przykładami, jak ono ma wyglądać. Nie wystarczy powiedzieć, ma być krótko zwięźle i na temat, trzeba to pokazać, na przykładach. Pilnuj planu spotkania, czasu. Kiedy trzeba, gaś negatywne emocje, ucinaj dyskusje, które wywołują emocje.

Ludzie : uczestnicy spotkań,

To ciągłą praca nad komunikacją, stałe udoskonalanie narzędzi, korygowanie postaw,

Efektem spotkań powinny być działania.  Zapraszajmy osoby, które wnoszą do spotkań wartość. Mają świadomość pracy nad postawami i komunikacją.

W sytuacji kiedy, mamy osobę, która sama nie chce, bądź nie lubi spotkań a musimy przedyskutować temat, Spotkajmy się wcześniej, zbierzmy informacje i przyjdźmy przygotowani.

Komunikacja, dobór słów, kluczowy element. Często uczestnicy używają zbędnych słów, które nic nie wnoszą a tylko ładnie brzmią.

Postawa, jeśli uczestnik spotkania, koncentruje się  na szukaniu winnych, udowadnianiu. Pokazywaniu, że ja jestem „super” a to Wy. Bezwzględnie NIE zapraszać. Ta zasada dotyczy, każdej osoby, niezależnie do stanowiska w organizacji. Spotykamy się po to, żeby poprawiać, usprawniać.

Przygotowanie, wiedza, przygotowanie, zależy od nas samych. Dążmy do faktów, liczb. Zachęcam do korzystania np. z narzędzia 5W2H.  Są sytuacje, kiedy w trakcie spotkania, pojawi się wątek, na który nie mamy dostatecznej wiedzy. Nie udawajmy, że jest inaczej. „Nie wiemy, ale się dowiemy”. Takie postawienie sprawy jest odpowiedzialne i wzbudza zaufanie u pozostałych osób.


Na zakończenie, czego należy się wystrzegać i co obniża efektywność spotkań :

Rozmowa emocjami Artykuł 5W2H

Brak przygotowania Artykuł 5W2H

Brak osób decyzyjnych

Nie do końca dobrze dobrani uczestnicy do tematu

Mieszanie tematów, odchodzenie od wątku źródłowego.

Nie szanowanie czasu

Szukanie winnych a nie rozwiązań

Opieranie się na przypuszczeniach a nie na faktach i liczbach. Artykuł 5W2H


Zapraszam do części 2 Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.

 

 

5 powodów dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu – GigaCon Kraków 12.02.2019

Konferencja GigaCon w Krakowie 12.02.2019 przebiegała pod haslem „Elektroniczne Obiegi Informacji w Firmie”.

Dyskusja nie dotyczyła tego czy …., ale jak to zrobić efektywnie, skutecznie, bez porażek? Na ten temat wypowiadali się eksperci z obszarów prawa, administracji, bezpieczeństwa danych, komunikacji, twórcy systemów do obiegu dokumentów oraz ludzie biznesu. Blisko 100 osób na sali zainteresowanych usprawnianiem i optymalizacją pracy biura, firmy, oragnizacji…

Ja miałam okazję omówić 5 dobrych praktyk = 5 powodów, jak przeprowadzić analizę potrzeb firmy, a potem zrobić wdrożenie, żeby wybrać świadomie, zacząć dobrze i nie wywrócić się na mecie. Zdradzić mogę, że najważniejsze to mieć uzasadnienie biznesowe  wyrażone w faktach i liczbach. A jak to zrobić ?

Cieszę się, że mogłam wziąć udział w tak ciekawym i rozwijajacym wydarzeniu oraz dołożyć swoją cegiełkę i to pierwszy raz występując w swoich barwach – Sekwencja Biznesu 🙂

 

 

 

 

 

 

 

Jak poprowadzić projekt obiegu dokumentów. Wykład dla Studentów Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie

Z początkiem Nowego Roku mieliśmy okazję spotkać się na wykładach ze Studentami na kierunku „Zarządzanie informacją i publikowanie cyfrowe” na Uniwersytecie Pedagogicznym w Krakowie. Mimo zaliczeń w indeksach, sala wykładowa była pełna, a monitory wygaszone. Jak mówi mgr inż. Emanuel Studnicki (Prowadzący), jest to najwyższa forma uznania dla wykładających.

Studenci UP przez semestr poznawali funkcjonalności systemu eDokumenty, platformy do zarządzania obiegami dokumentów w firmach. Zostaliśmy poproszeni, aby opowiedzieć o wdrożeniach tego typu systemów w organizacjach. Z zaproszenia z przyjemnością skorzystaliśmy.

Na co zwracać uwagę, jak się przygotować, czego unikać i czym się nie zrażać… o tym mówiliśmy, po to, żeby kształcić świadomość przyszłych członków zespołów i  kierowników projektów. Przez 1,5 h, bez przerwy, z której Studenci sami zrezygnowali, my, jako praktycy, zwracaliśmy uwagę na mechanizmy uruchamiania projektów w organizacjach, podkreślaliśmy znaczenie właścicieli procesów w projektach, nie zapominając o roli kadry zarządzającej w budowaniu uzasadnienia biznesowego i przyjaznego otoczenia projektu. W skrócie #LPPO (Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie).

W trakcie tego wykładu przekonaliśmy się, że dzisiaj młodzi ludzie chcą poświęcać czas na zdobywanie wiedzy praktycznej, są wyczuleni na efektywną edukację i są krytyczni wobec tych, którzy nie wnoszą im wartości dodanej. Poza tym są otwarci, chętnie współpracują i realizują zadania kreatywnie. Warunek jest jeden, musisz uszanować ich czas. Cieszą Nas takie postawy, bo całej reszty można się nauczyć.

Dziękujemy mgr inż. E.Studnickiemu za zaproszenie, bardzo ceniąc za inicjatywę i chęć budowania silnych podstaw młodych ludzi, opartych na wiedzy praktycznej. Wam, Studentom, dziękujemy za aktywność na naszym wykładzie i trzymamy kciuki za Wasz dalszy rozwój.

Anna Buczek i Bartłomiej Papisz

Zespół #LPPO

Cel determinuje efektywność zespołu

Już po raz drugi Zespół #LPPO spotkał się w ramach cyklu Sprintów. Tym razem postanowiliśmy rozebrać na czynniki pierwsze sekrety efektywnych zespołów. Kiedy i jak taki zespół tworzyć, od czego zacząć?

Jak zawsze zaczynamy od celu! Ważne jest po co zespół powołujemy, czy będzie on stały, działający w ramach bieżących obowiązków, czy tymczasowy, dedykowany do określonego projektu. Ważne jest jaki, taki zespół, otrzymuje cel do realizacji.

Cel być musi i musi być ambitny. O ile w projekcie jest on po prostu zgodny z uzasadnieniem biznesowym, o tyle w zespołach stałych często się o nim zapomina. Jeśli jesteś więc członkiem zespołu administracji, księgowości czy kadr (lub też innych obszarów wspierających) i masz napisane czarno na białym jaki jest Twój zakres obowiązków… to nadal za mało. Ambitnie postawiony cel wyrywa pracowników z marazmu, z rutyny, jednoczy ich działania i spaja, przez co zespół staje się skuteczniejszy. Staje się też przygotowany do efektywnego  wprowadzania zmian.

Jeśli na to wszystko, Ty jako Lider, nałożysz wartości i zasady, które będą miały odzwierciedlenie w postawach każdego dnia, komunikacji bezpośredniej i pośredniej, jakości wykonywanej pracy, zarówno w ramach obowiązków zawodowych, jak i działań na rzecz zespołu, to już wygrałeś. Ale pamiętaj… zasady to zasady obowiązują wszystkich.

Z rzeczy technicznych…

Zdradziliśmy nasze metody organizowania skutecznych spotkań, po to, żeby przestać tracić czas na bezproduktywnych zlotach przy kawie… choć osobiście nic do kawy nie mamy. Podpowiedzieliśmy szefom, jakich złych nawyków unikać, aby zlecane zadania były realizowane w oczekiwanym terminie i miały spodziewaną jakość.  Szepnęliśmy też pracownikom, jak skłonić kierownika do precyzowania delegowanych zadań, żeby nikt nie musiał czytać w myślach. Na koniec podzieliliśmy się naszym doświadczeniem, jak radzić sobie z „trudnymi przypadkami”, „czarnymi owcami” lub też „opornikami”.

Następne Sprinty już wkrótce! Zapraszamy.

Zespół #LPPO

Kto nie ma problemów

Są dwa podejścia do problemów.

Jedno z nich – nie robić nic. Zostawić. Może zniknie sam, może ktoś go rozwiąże za mnie, może to nie jest takie uciążliwe i da się z tym żyć. I pojawia się myśl, może zamiotę pod dywan…

Z zamiataniem problemów pod dywan jest tak, że one nie znikają. Wręcz przeciwnie, ich wredna natura każe im wyjść z ukrycia zawsze wtedy, kiedy najmniej się tego spodziewamy. Wtedy boli najbardziej!

Dlatego zdecydowanie polecam drugie podejście, czyli rozwiązywanie problemów. Zaufajcie mi, że im wcześniej, tym łatwiej. A jeśli jeszcze do tego mamy w naszym warsztacie skuteczne, szybkie w zastosowaniu narzędzia i praktyczną wiedzę, jak to zrobić, to jesteśmy uratowani.

Na Sprincie z 5Why, zaczęliśmy od opisania problemu. Tak, opisać właściwie problem, uszczegółowić go, to połowa sukcesu. Jak wyszło w praniu, często co innego myślimy, że jest naszym problemem, a co inne stanowi rzeczywistą przeszkodę. Jeśli zapiszemy problem przy pomocy odpowiedniej techniki, to późniejsze diagnozowanie źródłowej przyczyny staje się dużo prostsze.

Mamy ogromną satysfakcję, bo nasza Grupa uczestników, okazała się mocna procesowo i projektowo. Poszukując źródeł problemów, sięgała do niesprawnych procesów, niedoskonałego otoczenia, i tam znajdowała też rozwiązania.

Wyższa świadomość procesowa, ciągłe doskonalenie, uporządkowana organizacja, dział lub po prostu moja praca, to recepta na życie bez problemów. Zachęcam do ich rozwiązywania m.in. metodą 5Why i do naszych Sprintów!

Anna Buczek i  Bartek Papisz.

 

Chodzi o to, żeby było szybko

Gdybyście potraktowali swój rozwój w obszarze projektowo-procesowym, jako program… od czego byście zaczęli? Jaki postawili sobie cel? Jaką metodykę byście wybrali? Jakie podejście: od ogółu do szczegółu; najpierw teoria, później praktyka, czy odwrotnie?

Podpowiem …. Trzeba wybrać to, co najlepiej się sprawdza i jest skuteczne.

W dzisiejszym świecie Agile i zwinnego podejścia, jesteśmy przyzwyczajeni do podejmowania szybkich decyzji, wprowadzania zmian i działania na krótki dystans pod warunkiem wręcz natychmiastowego dostarczania wartości do biznesu lub, jak w tym przypadku, do nas samych.

Skoro takie podejście znacząco zwiększa skuteczność zarządzania projektami, a w efekcie ich realizację, dlaczego więc, nie zacząć też tak się uczyć. Mniejszymi krokami, za to skutecznie i precyzyjnie.

Stąd w mojej głowie pojawił się pomysł na cykl szkoleń. Szybkich, intensywnych warsztatów, połączonych z praktyką i ćwiczeniami, czyli SPRINTów. Nazwa też nie jest przypadkowa, bo zaczerpnięta z jednej z metodyk zwinnych, ale dzisiaj nie o tym.

Każdy SPRINT to 2,5h poświęconych jednemu narzędziu, technice, zagadnieniu z zakresu projektowo-procesowego, poparte przykładami i praktyczną wiedzą. Poprowadzone tak, aby po wyjściu ze spotkania móc od ręki wprowadzić nową umiejętność u siebie w pracy, procesie, projekcie lub jak kto woli w życiu.

Ale to nie wszystko…

Jako Zespół #LPPO, wierzymy, że chcąc rozwijać się w sposób zrównoważony (niezależnie czy jest to osoba, dział czy firma) trzeba doskonalić jednocześnie wszystkie 4 filary, tj: Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie. Dlatego nasze SPRINTY będą także omawiały aspekty z pogranicza kompetencji miękkich m.in.: mechanizmy podejmowania decyzji, zasady budowania efektywnego zespołu projektowego, kogo wybierać do projektu, czym się kierować w doborze, kiedy projekt zakończyć, jak zaktywizować swojego szefa etc…

W ten sposób zbudujesz kompleksową, praktyczną wiedzę na temat prowadzenia projektów i zarządzania procesami, rozwiniesz kompetencje project managera oraz dostaniesz pakiet rad i wskazówek czego unikać w przyszłości. Do tego wybierasz te zagadnienia, w których czujesz, że chcesz się wzmocnić, i co najważniejsze nie tracisz czasu na zbędne treści. Sam decydujesz w jakim obszarze chcesz się rozwijać.

Na pierwszy ogień 5Why. Dlaczego taki wybór? Bo jest to niezwykle skuteczne narzędzie wykorzystywane na początku w przemyśle motoryzacyjnym. Jednak dzięki swojej uniwersalności, 5Why możemy stosować w każdym obszarze, a nawet w życiu prywatnym, jeśli tylko szczerze chcemy zidentyfikować to co się nam nie udaje i dlaczego.

Kluczem jest precyzyjne opisanie problemu a potem umiejętne szukanie odpowiedzi. Mając te dwa czynniki w ręku, nie powtórzysz tych samych błędów w przyszłości.

Do zobaczenia na starcie! Anna Buczek