Wprowadzanie zmian w organizacji to jedno z trudniejszych przedsięwzięć. Doświadczenie, które nabyłem pracując w różnych firmach, przy różnych projektach, doprowadziło do powstania koncepcji zarządzania zmianą zgodnie z LPPO.

Miejsce filozofii zarządczej rozpoczyna się w głowie (w myślach) Managera.

Jedną z pożądanych umiejętności jest budowanie wizji. Pracując na poziomie wizji i uwzględniając cele strategiczne, poruszamy naszą wyobraźnie. Wizualizujemy swoje pomysły. To jest sygnał , że zaczynamy być w procesie wizji końca. Jako Managerowie mamy do zrealizowania zadania. Zaplanowanie czynności, które będą odpowiedzią na cele strategicznie. Definiujemy zakres zmian i tempo działań a także poszukujemy i weryfikujemy niezbędne zasoby do realizacji naszej zmiany. Z drugiej strony, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak ja Manager będę wspierał zespół w drodze do celu.

Układając w głowie plan transformacji, należy zwrócić uwagę na cztery filary : Ludzie Proces Projekt Otoczenie.

OTOCZENIE.

jest fundamentem, na którym będziemy budowali. Zmiana kulturowa fabryki i organizacji czy też proces transformacji ma swoje źródło w otoczeniu. Planując i  realizując działania w tym obszarze należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zagadnienia, zasady, zapewnienie bezpieczeństwa i dążenie do zachowania równowagi.

Głównym celem zasad, jest dbanie o bezpieczeństwo otoczenia. Zasady muszą być spisane, znane i uznane przez wszystkich. Ich siła, ujawnia się zwłaszcza, w sytuacjach trudnych. Zapobiegają konfliktom,  przerzucaniem odpowiedzialności i przywracają orientacje na cel. Przykładami zasad mogą być, współodpowiedzialność,  masz prawo do błędu, szacunek , orientacja na cel.

Bezpieczne otoczenie to takie, w którym pracownicy nie zastanawiają się nad swoim miejscem, pozbywają się obaw a zaczynają koncentrować się na celu, zadaniu. Bezpieczeństwo zwiększa prawdopodobieństwo realizacji celu a w konsekwencji wzrostu efektywności. Ostatnim zagadnieniem na które chciałbym zwrócić uwagę jest dążenie do zachowania równowagi. Wyobraźmy sobie, że nasza fabryka to pajęczyna, każdy punkt styku to pracownik, dział. Zauważamy setki połączeń o różnej sile, różnych napięciach. Dostrzec też możemy zerwane połączenia. Planując i realizując wizję otoczenia, zakresem działania powinna być objęta cała fabryka, organizacja. Zadbajmy o równowagę w otoczeniu w sposób zrównoważony i kontrolowany. Ludziom, będzie znaczniej łatwiej iść drogą do celu w znanym i bezpiecznym otoczeniu, które ma zasady.

Zapamiętaj : bezpieczeństwo i o to zadbaj.

Przygotowaliśmy nasze otoczenie do transformacji, czas je zacząć zapełniać. Kolejnym filarem zmian są LUDZIE.

Dobro każdej organizacji. To człowiek jest motorem rozwoju, za jego sprawą budujemy roboty, automatyzujemy procesy. Ludzie to ocean możliwości i kreatywności. Patrząc  na drugą stronę natury człowieka widzimy uprzedzenia, emocje, różny bagaż doświadczeń, schematy działania. Będąc w procesie zmiany kulturowej, my jako Managerowie, musimy mieć z tył głowy następującą myśl. Zmiany w pracownikach, rozpocznij zmianami u siebie. Mów o zasadach, odwołuj się do nich i ale przede wszystkim pokazuj swoim codziennym zachowaniem, że się nimi kierujesz. Polecam nagranie Zostałem Szefem i co dalej

Co jest kluczowe w otoczeniu Ludzie. Odrzucamy stary styl działania, zaczynamy zmianę przyzwyczajeń. Jedne nawyki będziemy zamieniali pracą nad nowymi. Część dotychczasowych połączeń, o których opisałem w otoczeniu zniknie, powstaną nowe a także może zmienić się ich napięcie pomiędzy sobą. Proponując zmianę naszemu pracownikowi, dajemy mu sygnał, pracując po nowemu będziemy efektywniejsi i będziemy zadowoleni z Twojej pracy. Jako Manager, odgrywasz bardzo ważną rolę wspierania zespołu  w tej drodze. Bacznie obserwujemy i staramy się nie dopuścić do sytuacji, w której pracownik będzie miał poczucie osamotnienia, porażki. Pamiętamy, rozwijamy się w sposób bezpieczny i zrównoważony. Pracownikom będzie znacznie

Budując wizję w obszarze Ludzie, warto zadać sobie następujące pytania :

jak, moi pracownicy  będą się rozwijali ?

jak, ja jako Manager będę się rozwijał ?

Z pewnością zdarzą się,  też takie sytuacje, że trzeba będzie dokonać zmian w strukturze organizacyjnej. Przesunięcia pionowe, poziome,  praca nad zakresem obowiązków danego pracownika. Dojdzie też do takich sytuacji, że trzeba będzie się rozstać z pracownikiem. Klarowność tej sytuacji będzie tym większa im otoczenie będzie dobrze przygotowane.

Zapamiętaj : Zmiany w pracownikach, rozpocznij zmianami u siebie. Zmieniaj siebie a zmienisz otoczenie.

Czas przejść do dwóch pozostałych filarów Proces, Projekt. Zacznijmy od PROCESU.

Każda firma pracuje procesowo, możemy mówić o różnej dojrzałości zachodzących procesów w organizacji ale nie o ich braku. Na dole naszej piramidy procesowej i pierwszym poziomem jest chaos, drugim jest powtarzalność, trzecim standaryzacja, czwartym zarządzanie procesem a poziomem najwyższym KAIZEN – ciągłe doskonalenie.

Posiadanie świadomości procesowej jest kluczowe, podczas definiowania zadań. Z procesami jest bardzo podobnie jak z liczeniem np. do dziesięciu. Po jeden jest dwa, po dwa jest trzy, po trzy jest 4 itd. Nie możemy pominąć żadnej liczby, jeśli chcemy mieć proces kompletny. Proces też potrzebuje czasu i jego dojrzałość jest bardzo skorelowana z dojrzałością fabryki i organizacji czyli dojrzałością otoczenia i ludzi w nim będących. Budując wizję pracy na procesie, trzeba ją odnosić do obszarów Ludzie i Otoczenie. Na tym etapie warto zadać następujące pytanie :

Jak procesy  będą realizowane w otoczeniu ?

Wachlarz narzędzi i technik do zarządzania procesami jest bardzo szeroki. Są one używane w różnych branżach z wysoką skutecznością. SIPOC, Kaizen, TOC, czy też  SixSigma to tylko niektóre z nich. To co decyduje o ich skuteczności to właściwe dopasowanie do świadomości organizacji. Im większy poziom świadomości, tym bardziej możemy sobie pozwolić na wprowadzanie zaawansowanych technik i narzędzi.

Zbyt wczesne lub tylko punktowe wprowadzanie narzędzi, może spowodować zniechęcenie u pracowników i dysproporcje w rozwoju poszczególnych obszarów. Lepiej jest wprowadzać mniej ale równomiernie niż cząstkowo ale na wysokim poziomie skomplikowania. Narzędzia są bardzo ważnym elementem w budowaniu filozofii zarządczej. Dzięki narzędziom, pracownicy sprawniej będą poruszali się na drodze do osiągania celów biznesowych.

Zbudujmy logiczny ciąg, otoczenie jest nastawione na zmiany. Jedną z zasad, które posiada to rozwój. Stwarza warunki do nauki w pracy. Swoim zasięgiem obejmuje fabrykę i całą organizację, przygotowując szkolenia dla pracowników. Zakres tematyczny jest dostosowany do poziomu dojrzałości i dba o zachowanie równowagi. Bardzo dobrym rozwiązaniem, które się sprawdza to są szkolenia metodą SPRINT. Charakteryzują się tym, że podczas warsztatu trwającego 2,5h, pracownicy przyswajają  jedno maksymalnie dwa narzędzia i odwołując się do swojej pracy. Kończąc szkolenie, wdrażają nowej umiejętności w pracę. Zwróćmy uwagę jak z obszaru Proces, dbamy o zachowanie równowagi w otoczeniu, poprzez równomierny rozwój kompetencji ludzi i wprowadzanie narzędzi do codziennej pracy.

Podsumowując.

Patrząc na model filozofii zarządczej opartej o #LPPO,  (Ludzie, Proces, Projekt, Otoczenie)  i przede wszystkim bazując na umiejętności budowania wizji końca. Zapewniamy sobie jako Managerowi, również bezpieczeństwo i równowagę. Jest tak dlatego, ponieważ w natłoku codziennych zadań, pojawiających się różnych priorytetów, zdarzeń niekontrolowanych, mając wizję tego co chcemy osiągnąć, co chcemy zrealizować wybieramy te zadania, które są najważniejsze. Jest taka zasada Managera, rób to co ważne. Kolejnym bardzo ważnym argumentem jest fakt, że mając wizję przekazujemy ją dalej. Nasi podwładni wiedzą w jakim kierunku podążamy, jakie są poszczególne etapy drogi do celu.

Na sam koniec następująca myśl. Pracownicy pracujący w otoczeniu bezpiecznym i  zasadami, znający narzędzia, rozwijający się, będą zdobywali kolejne etapy  na drodze do celu. Jednocześnie spoglądając na postawy swojego managera.