Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

Kiedy poruszam temat spotkań, zadając pytania o ich przebieg, rytm.  Słyszę od uczestników tych spotkań, kadry kierowniczej następujące opinie :

  • spotkania to starta czasu
  • dużo „gadania” mało działania,
  • nie wnoszą one żadnej wartości,
  • lepiej, żeby ich nie było,
  • spotkaliśmy się pogadaliśmy i tyle,

Zadaję pytanie, co należałoby zrobić, żeby popracować nad efektywnością spotkań. Odpowiedzi, bardzo często trafiają w punkt.

Zastanówmy się,  jakiego typu, spotkania organizujemy, jesteśmy ich częścią. Podzieliłem je na dwie główne kategorie.

  1. Regularne, cykliczne. Wpisują się w rytm pracy procesowo – projektowej.
    1. spotkania raportujące
    2. spotkania projektowe
    3. spotkania procesowe
  2. Zwoływane Ad-Hoc, kryzysowe, problemowe,

Zauważmy, że z jednej strony mamy powtarzalność z drugiej jej brak.

Części wspólne do każdego, ze spotkań :

  1. Czas : długość spotkania, częstotliwość
  2. Zakres : temat spotkania, plan spotkania,
  3. Ludzie : uczestnicy spotkań,

Zastanówmy się, nad każdą z tych składowych bardziej szczegółowo.

Czas : długość spotkania, częstotliwość

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych :

Ustalmy, zawsze tą samą godzinę, ten sam dzień. Nauczmy organizację, że o danej godzinie, w danym dni, być może nawet i codziennie, poszczególne osoby będą są na spotkaniu wewnętrznym. Które trwa np. 20 minut. Częstotliwość spotkań, jest uwarunkowana między innymi dynamiką zmian jakie zachodzą w przeciągu 24 godzin.

Jestem zwolennikiem organizowania spotkań w przedziale 20-30 minut na jeden temat. Tak steruję zakresem i ilością osób, żeby w tym czasie się zamknąć.

Zakres : temat spotkania, plan spotkania.

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych : Ustalmy plan spotkań. Jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich uczestników. Określmy, po co się spotykamy, jaki ma wyglądać przebieg spotkania, kto, co, jak raportuje. Ile powinno spotkanie trwać.

Spotkania Ad-Hoc : dobrą praktyką na początku jest poinformowanie o długości spotkania, następnie wskazanie problemu, zdarzenia, które nas zaniepokoiło. Celem tego, nie jest szukanie winnego ale właściwa identyfikacja problemu, zdarzenia. Konstruktywna rozmowa, który przybliża nas do decyzji, zadania.

Zapamiętaj,  kiedy zaczynasz pracę nad poprawą efektywności spotkań, musisz je moderować. Pokazywać przykładami, jak ono ma wyglądać. Nie wystarczy powiedzieć, ma być krótko zwięźle i na temat, trzeba to pokazać, na przykładach. Pilnuj planu spotkania, czasu. Kiedy trzeba, gaś negatywne emocje, ucinaj dyskusje, które wywołują emocje.

Ludzie : uczestnicy spotkań,

To ciągłą praca nad komunikacją, stałe udoskonalanie narzędzi, korygowanie postaw,

Efektem spotkań powinny być działania.  Zapraszajmy osoby, które wnoszą do spotkań wartość. Mają świadomość pracy nad postawami i komunikacją.

W sytuacji kiedy, mamy osobę, która sama nie chce, bądź nie lubi spotkań a musimy przedyskutować temat, Spotkajmy się wcześniej, zbierzmy informacje i przyjdźmy przygotowani.

Komunikacja, dobór słów, kluczowy element. Często uczestnicy używają zbędnych słów, które nic nie wnoszą a tylko ładnie brzmią.

Postawa, jeśli uczestnik spotkania, koncentruje się  na szukaniu winnych, udowadnianiu. Pokazywaniu, że ja jestem „super” a to Wy. Bezwzględnie NIE zapraszać. Ta zasada dotyczy, każdej osoby, niezależnie do stanowiska w organizacji. Spotykamy się po to, żeby poprawiać, usprawniać.

Przygotowanie, wiedza, przygotowanie, zależy od nas samych. Dążmy do faktów, liczb. Zachęcam do korzystania np. z narzędzia 5W2H.  Są sytuacje, kiedy w trakcie spotkania, pojawi się wątek, na który nie mamy dostatecznej wiedzy. Nie udawajmy, że jest inaczej. „Nie wiemy, ale się dowiemy”. Takie postawienie sprawy jest odpowiedzialne i wzbudza zaufanie u pozostałych osób.


Na zakończenie, czego należy się wystrzegać i co obniża efektywność spotkań :

Rozmowa emocjami Artykuł 5W2H

Brak przygotowania Artykuł 5W2H

Brak osób decyzyjnych

Nie do końca dobrze dobrani uczestnicy do tematu

Mieszanie tematów, odchodzenie od wątku źródłowego.

Nie szanowanie czasu

Szukanie winnych a nie rozwiązań

Opieranie się na przypuszczeniach a nie na faktach i liczbach. Artykuł 5W2H


Zapraszam do części 2 Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.

 

 

Pet Project. I co dalej?

Jesteś PM’em i dostajesz ważny projekt. Na pierwszy rzut oka wszystko gra. Sponsor jest zaangażowany, chętnie bierze udział w spotkaniach, dzieli się swoimi draftami, rysunkami, przedstawia swoje wizje. Widać, że temat nie jest mu obojętny. Mało tego zapewnia, że to istotne dla tej organizacji…

W miarę jak wchodzisz w temat, zaczynają się schody. Nic nie idzie gładko, często wpływasz na skały i rozbijasz się o brzeg. Co wtedy?

Warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  1. Czy projekt ma jasno określony cel?
  2. Czy cel jest zgodny ze strategią biznesową?
  3. Czy możesz określić i zmierzyć korzyści płynące z tej zmiany?
  4. Czy możesz wymienić realnych beneficjentów?
  5. Czy wskazani użytkownicy potwierdzają potrzebę rezultatów tego projektu?
  6. Czy masz zespół oddelegowany na czas projektu?
  7. Czy cel projektu jest ponad obowiązki bieżące?
  8. Czy masz wsparcie innych menadżerów?
  9. Czy ten projekt łączy się z innym prowadzonym w tej organizacji?
  10. Czy sama/sam jesteś przekonany do jego celu, zakresu, kolejności wdrożenia?

Jeśli przeważają odpowiedzi „NIE” – mam złą informację… prawdopodobnie jesteś PM’em pet project* 🙂

No właśnie, ale jak to się dzieje, że pet project jest uruchamiany?

Najczęściej przyczyną jest brak jasno sformułowanej strategii, przełożonej na cele menadżerów, co powoduje, że działania w organizacji są prowadzone trochę na własną rękę, trochę po swojemu. To tak, jakby wszyscy piłkarze na boisku dostali za cel strzelenie bramki przeciwnikowi i cała dziesiątka ruszyła jednocześnie do natarcia… sami się domyślacie, jakie mogą być konsekwencje.

Pet project może pojawić się także, gdy w organizacji trwa walka o to, kto ma przewagę, silniejszy zespół, lepszą pozycję… Nie czarujmy się, w każdej firmie zdarzają się właściciele, członkowie zarządu, dyrektorzy – indywidualiści, osoby ambitne, które po prostu lubią rywalizować. Nic w tym złego, dopóki ich działania nie szkodzą tej organizacji, jej pracownikom, no i Tobie.

Najmniej szkodliwe jest uruchamianie projektu ze względu na osobiste przekonanie sponsora o jego ważności. Wtedy faktycznie można utożsamiać jego silne zaangażowanie z istotną potrzebą organizacji. Jednak brak uzasadnienia biznesowego jest największym zagrożeniem dla projektu i złem zła. Bądźcie więc czujni, bo gdy ktoś krzyknie „sprawdzam” może zabraknąć waszemu sponsorowi determinacji, by bronić tego projektu i PM’a.

Jednak nie jesteś na straconej pozycji… to co możesz zrobić zanim przyjmiesz projekt to oszacować:

  • #Ludzie: czy pracują zespołowo, są zaangażowani, mają doświadczenie…
  • #Proces: czy procesy są opisane, mierzone, jest świadomość pracy procesowej…
  • #Projekt: czy jest metodyka prowadzenia projektów, są prowadzone inne projekty i ich cele są zbieżne…
  • #Otoczenie: czy organizacja promuje pracę projektową, czy działania są transparentne, strategia jest komunikowana otwarcie…

A potem odpowiedz na 10 pytań z początku artykułu i decyduj. Zawsze masz trzy wyjścia:

  1. Podjąć wyzwanie.
  2. Zmienić zakres.
  3. Powiedzieć NIE podając argumenty.

 

*Pet project (według www.yourdictionery.com – pierwszy wynik wyświetlony przez Google)- a project, activity or goal pursued as a personal favorite, rather than because it is generally accepted as necessary or important.

 

 

Planując realizuję plan ! Cierpliwie i konsekwentnie.

Przyglądając się prowadzonym projektom, wdrażając zmiany czy też budując procesy, wyłania mi się jeden wspólny, niechlubny mianownik: mniejsza cierpliwość i zanikająca konsekwencja w działaniach, a rosnące skupianie się na planie.

Jak popatrzymy na nasze życie, to jest ono poddawane ciągłej zmianie. Przykłady można mnożyć, choćby droga do pracy. Czasem korek lub roboty drogowe niweczą nasze plany, więc je zmieniamy i planujemy ponownie, ale cel pozostaje ten sam – dotrzeć do pracy. Mamy dzieci. Nagle gorączka powoduje, że dziecko nie może iść do szkoły bądź przedszkola, więc znów planujemy, a w ślad za planowaniem idzie działanie.  Skoro w życiu codziennym radzimy sobie ze zmianami i umiemy planować, to co się takiego dzieje, że w projekcie, w organizacji, te tajemne moce zanikają. Zagadnienie jest szersze. O 4 filarach sukcesu zmian #LudzieProjektProcesOtoczenie, które mają szalenie duży wpływ na powodzenie wielu zmian, projektów – w kolejnych artykułach. Zanim jednak przejdziemy do #LPPO , zatrzymajmy się i zastanówmy nad planem vs. planowaniem oraz nad cierpliwością i konsekwencją. Skupmy się na nas samych.

Czym jest plan, dla mnie jest czymś statycznym przecież to rzeczownik.  Wiele razy czytałem i słuchałem o planach idealnych i zawsze myślałem,  ale „dopieszczony”. Nie mniej jednak, to jest tylko plan, napisany w tym momencie. Niestety, ale z każdą godziną, dniem zaczyna on być oderwany od otoczenia, ponieważ jest ono zmienne i żaden plan tego nie uwzględni.  Jak to jest z planowaniem ? Planując, planujemy działania działanie, które doprowadzą nas do realizacji planu. Nie neguje układania planu, daję pod rozwagę kolejność działania. Planowanie czy plan ?!

W mojej pracy prowadząc projekty i dokonując zmian, skupiam się na ciągłym planowaniu. Planując cały czas realizuje plan. W takim modelu pracy, nie brakuje mi cierpliwości i konsekwencji. Bardzo prosty powód dlaczego, bo planowanie to działanie a jak jest działanie to jest „akcja” i widać efekty naszej pracy.

Będąc natomiast cierpliwym i konsekwentnym do planu– polegniemy. Trzymając się tych sztywnych założeń, ustaleń, z każdą godziną będzie coraz gorzej – dlaczego? Między innymi dlatego, że otoczenie jest zmienne, a my nie wykonujemy żadnej akcji. Samo nic się nie zdarzy, a czekanie jest najgorszą rzeczą jaką możemy zrobić.

Podsumowując:

Uczmy się planować, a umiejąc planować będziemy umieli przewidywać. Cierpliwości i konsekwencji nam nie zabraknie. Będzie akcja. A jak jest akcja, to jest działanie. Jak jest działanie, to i efekty naszej pracy będą widoczne.