Zarządzanie ryzykiem w projektach i procesach zmian – Warszawa 04-06-2019

Konferencja GigaCon w Warszawie 04-06-2019 przebiegała pod hasłem IT w Produkcji i Logistyce.

Pełna sala osób zainteresowanych nowinkami ze świata IT. Korzystałem i ja, pogłębiając wiedzę z zaawansowanych technologii. Pomiędzy prelekcjami networking, wymiana doświadczeń, wzajemne inspiracje. Dobra dawka pozytywnej energii.

Cieszę się, że mogłem wziąć udział w tak ciekawym wydarzeniu jako uczestnik ale i jako prelegent, dzieląc się doświadczeniem, tym razem chciałem zwrócić uwagę na ryzyko, występujące procesach zmian, projektach. Poruszyłem temat poszukiwania korzyści w obszarach Ludzie, Otoczenie, Proces jako jedno z bardzo ważnych działań, które wpływa na minimalizowanie ryzyka.  Zaakcentowałem narzędzia karta zmian, karta projektu,  ale przede wszystkim szkolenia zwróciłem uwagę na szkolenia SPRINT, CaseStudy, jako ważny element ciągłej poprawy działań.

 

Ludzie Produkcji – gdzie jesteście ? ;)

Równo rok temu, kiedy zakładałem Bloga, powiedziałem sobie, że kolejnym krokiem będzie zbudowanie społeczności produkcji. Opartej na następujących fundamentach :

  • wzajemna inspiracja
  • wymiana doświadczeń
  • dzielenie się wiedzą
  • dodawanie skrzydeł
  • samorealizacja

Dzisiaj nadszedł ten czas, kiedy chcę zrobić kolejny krok. W myśl zasady, po jeden jest dwa, po dwa jest trzy….

Mam świadomość tego, że zadanie nie jest proste, ale też nie jest trudne. Patrząc na fundamenty, na pewno są osoby, które myślą podobnie i będą chciały współdziałać. Dzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem, być może napisać artykuł, poprowadzić szkolenie… samorealizacja jest bardzo ważna.

W przeciągu miesiąca, od dnia publikacji tego posta, zorganizuję pierwsze spotkanie. Na które już dzisiaj zapraszam.

Plan spotkań będzie wyglądał następująco :

  • Sprint szkolenia
  • Warsztat narzędzia
  • Wymiana doświadczeń

a wszystko to zamkniemy w max 3 godzinach. Każde kolejne spotkanie, usprawnimy wspólnie.

Poniższy formularz, ułatwi nam pierwszy kontakt ze sobą. Nie będę spamował – słowo. 😉

5 dobrych powodów przeprowadzenia pomiaru w zmianie – EOIF Łódź 28.03.2019

W Łodzi, 28 marca br., odbyła się kolejna edycja Konferencji EOIF GigaCon – O Elektronicznych Obiegach Dokumentów. Dziękuję Organizatorom za zaproszenie i szczerze podziwiam konsekwencję w działaniu na rzecz automatyzacji, digitalizacji i stosowaniu rozwiązań probiznesowych.

Miałam ogromną przyjemność podzielić się swoim doświadczeniem z wdrożeń i projektów, w których optymalizowałam procesy, szkoliłam użytkowników i wdrażałam obiegi dokumentów. Postawiłam sobie za cel przekonanie uczestników konferencji, że warto zmiany mierzyć, a potem sprawdzać i weryfikować czy podjęte działania przyniosły oczekiwany rezultat.

Dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu? Tak w pięciu punktach, to chodzi o:

#1 – Obalenie mitów  –  w każdej firmie powstają mity i przypuszczenia oraz bardzo często uproszczenia. To najczęściej za sprawą tych, którzy zamiast rozwiązywać, szukają wytłumaczeń. Dobrze dobrane fakty i liczby, powodują, że przestajemy rozmawiać o tym, co nam się wydaje, a zaczynamy wchodzić na argumenty i konkrety.

#2 – Świadomy wybór  – decydujemy mądrze o zakresie, o kolejności wdrażanych funkcjonalności, bo kierujemy się tym, czego biznes potrzebuje, a nie chce. Bardzo często na pytanie „czego potrzebujesz w pracy?” rozwijają się wodze fantazji i chcielibyśmy od razu polecieć na Marsa i przywieźć dowód życia… 🙂 a tak poważenie, lubimy sobie komplikować życie, zamiast korzystać z prostych rozwiązań.

#3 – Trzymanie się kursu – najczęściej powodem błądzenia i szukania po omacku jest brak celu strategicznego, który wyznaczałby kierunek wszystkich działań. Dlatego warto na początku, choćby ogólnie postawić cel oraz opisać uzasadnienie biznesowe. A potem sukcesywnie je rozwijać i wymiarować (chodzi o pieniądz) wraz z pozyskiwaniem nowych danych, faktów i okoliczności.

#4 – Święty spokój – dla Organizacji, bo dostaje to czego aktualnie potrzebuje. Dla Sponsora, bo wie za co płaci i jaką otrzyma korzyść. Dla kierownika projektu, bo jest rozliczany z realizacji, a nie wyobrażeń oraz dla właściciela procesu, bo wie, co będzie przedmiotem zmiany.

#5 – Czerpanie z doświadczeń  – wiedza z projektu, może być wykorzystana przy dalszym usprawnianiu procesu albo przy kolejnych wdrożeniach. To, co zadziałało, co nie, kto się sprawdził w zmianie, a kto nie podołał, jakie podejmowaliśmy próby i dlaczego. Ta wartość jest dla organizacji bezcenna.

Warto mierzyć, bo warto wiedzieć jak to, co robimy przyczynia się do realizacji celów naszych i firmy.

Anna Buczek

WORKFLOW&DOCUMENT MANAGEMENT TRENDS 2019 27.02.2019 – WARSZAWA „SZANSE i ZAGROŻENIA”

Tematem mojego wystąpienia były „szanse i zagrożenia wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu informacji”. 

Podczas wystąpienia, na bazie swoje kilkunastoletniego doświadczenia z prowadzenia projektów, kierowania zespołami, chciałem pokazać jak ja patrzę na zagrożenia, szanse a także zachęcić do pracy z ryzykami w projektach.

Rzeczą oczywistą jest, że każdy projekt, usprawnienie niesie za sobą szanse oraz zagrożenia.

Zada ktoś pytanie : co to jest SZANSA ? a co to jest ZAGROŻENIE ?

Szansa to korzyść. Zagrożenie to ryzyko. Nic nowego a jednak sprawia trudność.

Bez wątpienia, każdy projekt, usprawnienie powinno nieść za sobą korzyści.

W artykule … opisuję szerzej korzyści i ryzyka, pokazując jednocześnie jak na siebie wpływają a także co decyduje, że po zakończeniu projektu możemy powiedzieć – osiągnęliśmy sukces.

5 powodów dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu – GigaCon Kraków 12.02.2019

Konferencja GigaCon w Krakowie 12.02.2019 przebiegała pod haslem „Elektroniczne Obiegi Informacji w Firmie”.

Dyskusja nie dotyczyła tego czy …., ale jak to zrobić efektywnie, skutecznie, bez porażek? Na ten temat wypowiadali się eksperci z obszarów prawa, administracji, bezpieczeństwa danych, komunikacji, twórcy systemów do obiegu dokumentów oraz ludzie biznesu. Blisko 100 osób na sali zainteresowanych usprawnianiem i optymalizacją pracy biura, firmy, oragnizacji…

Ja miałam okazję omówić 5 dobrych praktyk = 5 powodów, jak przeprowadzić analizę potrzeb firmy, a potem zrobić wdrożenie, żeby wybrać świadomie, zacząć dobrze i nie wywrócić się na mecie. Zdradzić mogę, że najważniejsze to mieć uzasadnienie biznesowe  wyrażone w faktach i liczbach. A jak to zrobić ?

Cieszę się, że mogłam wziąć udział w tak ciekawym i rozwijajacym wydarzeniu oraz dołożyć swoją cegiełkę i to pierwszy raz występując w swoich barwach – Sekwencja Biznesu 🙂

 

 

 

 

 

 

 

Jak poprowadzić projekt obiegu dokumentów. Wykład dla Studentów Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie

Z początkiem Nowego Roku mieliśmy okazję spotkać się na wykładach ze Studentami na kierunku „Zarządzanie informacją i publikowanie cyfrowe” na Uniwersytecie Pedagogicznym w Krakowie. Mimo zaliczeń w indeksach, sala wykładowa była pełna, a monitory wygaszone. Jak mówi mgr inż. Emanuel Studnicki (Prowadzący), jest to najwyższa forma uznania dla wykładających.

Studenci UP przez semestr poznawali funkcjonalności systemu eDokumenty, platformy do zarządzania obiegami dokumentów w firmach. Zostaliśmy poproszeni, aby opowiedzieć o wdrożeniach tego typu systemów w organizacjach. Z zaproszenia z przyjemnością skorzystaliśmy.

Na co zwracać uwagę, jak się przygotować, czego unikać i czym się nie zrażać… o tym mówiliśmy, po to, żeby kształcić świadomość przyszłych członków zespołów i  kierowników projektów. Przez 1,5 h, bez przerwy, z której Studenci sami zrezygnowali, my, jako praktycy, zwracaliśmy uwagę na mechanizmy uruchamiania projektów w organizacjach, podkreślaliśmy znaczenie właścicieli procesów w projektach, nie zapominając o roli kadry zarządzającej w budowaniu uzasadnienia biznesowego i przyjaznego otoczenia projektu. W skrócie #LPPO (Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie).

W trakcie tego wykładu przekonaliśmy się, że dzisiaj młodzi ludzie chcą poświęcać czas na zdobywanie wiedzy praktycznej, są wyczuleni na efektywną edukację i są krytyczni wobec tych, którzy nie wnoszą im wartości dodanej. Poza tym są otwarci, chętnie współpracują i realizują zadania kreatywnie. Warunek jest jeden, musisz uszanować ich czas. Cieszą Nas takie postawy, bo całej reszty można się nauczyć.

Dziękujemy mgr inż. E.Studnickiemu za zaproszenie, bardzo ceniąc za inicjatywę i chęć budowania silnych podstaw młodych ludzi, opartych na wiedzy praktycznej. Wam, Studentom, dziękujemy za aktywność na naszym wykładzie i trzymamy kciuki za Wasz dalszy rozwój.

Anna Buczek i Bartłomiej Papisz

Zespół #LPPO

Cel determinuje efektywność zespołu

Już po raz drugi Zespół #LPPO spotkał się w ramach cyklu Sprintów. Tym razem postanowiliśmy rozebrać na czynniki pierwsze sekrety efektywnych zespołów. Kiedy i jak taki zespół tworzyć, od czego zacząć?

Jak zawsze zaczynamy od celu! Ważne jest po co zespół powołujemy, czy będzie on stały, działający w ramach bieżących obowiązków, czy tymczasowy, dedykowany do określonego projektu. Ważne jest jaki, taki zespół, otrzymuje cel do realizacji.

Cel być musi i musi być ambitny. O ile w projekcie jest on po prostu zgodny z uzasadnieniem biznesowym, o tyle w zespołach stałych często się o nim zapomina. Jeśli jesteś więc członkiem zespołu administracji, księgowości czy kadr (lub też innych obszarów wspierających) i masz napisane czarno na białym jaki jest Twój zakres obowiązków… to nadal za mało. Ambitnie postawiony cel wyrywa pracowników z marazmu, z rutyny, jednoczy ich działania i spaja, przez co zespół staje się skuteczniejszy. Staje się też przygotowany do efektywnego  wprowadzania zmian.

Jeśli na to wszystko, Ty jako Lider, nałożysz wartości i zasady, które będą miały odzwierciedlenie w postawach każdego dnia, komunikacji bezpośredniej i pośredniej, jakości wykonywanej pracy, zarówno w ramach obowiązków zawodowych, jak i działań na rzecz zespołu, to już wygrałeś. Ale pamiętaj… zasady to zasady obowiązują wszystkich.

Z rzeczy technicznych…

Zdradziliśmy nasze metody organizowania skutecznych spotkań, po to, żeby przestać tracić czas na bezproduktywnych zlotach przy kawie… choć osobiście nic do kawy nie mamy. Podpowiedzieliśmy szefom, jakich złych nawyków unikać, aby zlecane zadania były realizowane w oczekiwanym terminie i miały spodziewaną jakość.  Szepnęliśmy też pracownikom, jak skłonić kierownika do precyzowania delegowanych zadań, żeby nikt nie musiał czytać w myślach. Na koniec podzieliliśmy się naszym doświadczeniem, jak radzić sobie z „trudnymi przypadkami”, „czarnymi owcami” lub też „opornikami”.

Następne Sprinty już wkrótce! Zapraszamy.

Zespół #LPPO