Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

Kiedy poruszam temat spotkań, zadając pytania o ich przebieg, rytm.  Słyszę od uczestników tych spotkań, kadry kierowniczej następujące opinie :

  • spotkania to starta czasu
  • dużo „gadania” mało działania,
  • nie wnoszą one żadnej wartości,
  • lepiej, żeby ich nie było,
  • spotkaliśmy się pogadaliśmy i tyle,

Zadaję pytanie, co należałoby zrobić, żeby popracować nad efektywnością spotkań. Odpowiedzi, bardzo często trafiają w punkt.

Zastanówmy się,  jakiego typu, spotkania organizujemy, jesteśmy ich częścią. Podzieliłem je na dwie główne kategorie.

  1. Regularne, cykliczne. Wpisują się w rytm pracy procesowo – projektowej.
    1. spotkania raportujące
    2. spotkania projektowe
    3. spotkania procesowe
  2. Zwoływane Ad-Hoc, kryzysowe, problemowe,

Zauważmy, że z jednej strony mamy powtarzalność z drugiej jej brak.

Części wspólne do każdego, ze spotkań :

  1. Czas : długość spotkania, częstotliwość
  2. Zakres : temat spotkania, plan spotkania,
  3. Ludzie : uczestnicy spotkań,

Zastanówmy się, nad każdą z tych składowych bardziej szczegółowo.

Czas : długość spotkania, częstotliwość

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych :

Ustalmy, zawsze tą samą godzinę, ten sam dzień. Nauczmy organizację, że o danej godzinie, w danym dni, być może nawet i codziennie, poszczególne osoby będą są na spotkaniu wewnętrznym. Które trwa np. 20 minut. Częstotliwość spotkań, jest uwarunkowana między innymi dynamiką zmian jakie zachodzą w przeciągu 24 godzin.

Jestem zwolennikiem organizowania spotkań w przedziale 20-30 minut na jeden temat. Tak steruję zakresem i ilością osób, żeby w tym czasie się zamknąć.

Zakres : temat spotkania, plan spotkania.

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych : Ustalmy plan spotkań. Jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich uczestników. Określmy, po co się spotykamy, jaki ma wyglądać przebieg spotkania, kto, co, jak raportuje. Ile powinno spotkanie trwać.

Spotkania Ad-Hoc : dobrą praktyką na początku jest poinformowanie o długości spotkania, następnie wskazanie problemu, zdarzenia, które nas zaniepokoiło. Celem tego, nie jest szukanie winnego ale właściwa identyfikacja problemu, zdarzenia. Konstruktywna rozmowa, który przybliża nas do decyzji, zadania.

Zapamiętaj,  kiedy zaczynasz pracę nad poprawą efektywności spotkań, musisz je moderować. Pokazywać przykładami, jak ono ma wyglądać. Nie wystarczy powiedzieć, ma być krótko zwięźle i na temat, trzeba to pokazać, na przykładach. Pilnuj planu spotkania, czasu. Kiedy trzeba, gaś negatywne emocje, ucinaj dyskusje, które wywołują emocje.

Ludzie : uczestnicy spotkań,

To ciągłą praca nad komunikacją, stałe udoskonalanie narzędzi, korygowanie postaw,

Efektem spotkań powinny być działania.  Zapraszajmy osoby, które wnoszą do spotkań wartość. Mają świadomość pracy nad postawami i komunikacją.

W sytuacji kiedy, mamy osobę, która sama nie chce, bądź nie lubi spotkań a musimy przedyskutować temat, Spotkajmy się wcześniej, zbierzmy informacje i przyjdźmy przygotowani.

Komunikacja, dobór słów, kluczowy element. Często uczestnicy używają zbędnych słów, które nic nie wnoszą a tylko ładnie brzmią.

Postawa, jeśli uczestnik spotkania, koncentruje się  na szukaniu winnych, udowadnianiu. Pokazywaniu, że ja jestem „super” a to Wy. Bezwzględnie NIE zapraszać. Ta zasada dotyczy, każdej osoby, niezależnie do stanowiska w organizacji. Spotykamy się po to, żeby poprawiać, usprawniać.

Przygotowanie, wiedza, przygotowanie, zależy od nas samych. Dążmy do faktów, liczb. Zachęcam do korzystania np. z narzędzia 5W2H.  Są sytuacje, kiedy w trakcie spotkania, pojawi się wątek, na który nie mamy dostatecznej wiedzy. Nie udawajmy, że jest inaczej. „Nie wiemy, ale się dowiemy”. Takie postawienie sprawy jest odpowiedzialne i wzbudza zaufanie u pozostałych osób.


Na zakończenie, czego należy się wystrzegać i co obniża efektywność spotkań :

Rozmowa emocjami Artykuł 5W2H

Brak przygotowania Artykuł 5W2H

Brak osób decyzyjnych

Nie do końca dobrze dobrani uczestnicy do tematu

Mieszanie tematów, odchodzenie od wątku źródłowego.

Nie szanowanie czasu

Szukanie winnych a nie rozwiązań

Opieranie się na przypuszczeniach a nie na faktach i liczbach. Artykuł 5W2H


Zapraszam do części 2 Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.

 

 

Ludzie vs. Zmiany

W mojej ocenie największe dobro w każdej firmie to ludzie. Nieocenione pokłady kreatywności, możliwości i zaangażowania ale i uprzedzeń, niechęci oraz ograniczeń.

Planując działania, zmiany, projekty innymi słowy wszystkie te zdarzenia w których częścią są ludzie, zawsze staję przed wyborem kogo zaprosić do zespołu, jaką rolę dać danej osobie.  Przez lata, wypracowałem sobie kryteria wstępnej oceny i umieściłem je na macierzy. One nie są niczym tajemniczym, czymś co skrzętnie ukrywam. Wyznając zasadę transparentności w zarządzaniu, każdy z pracowników o nich wie. Ważne dla mnie było, takie zestawienie kryteriów, które daje szansę każdej osobie. Tym samym, od każdego z osobna zależy w której ćwiartce będzie.

macierz.gif

Wydawać by  się mogło, że wymarzonym scenariuszem jest sytuacja kiedy mamy osoby z wiedzą i nastawione na pomoc. Jednak wiedza i doświadczenie to nie jedyny kluczowy aspekt podczas doboru do zespołu. Często obserwuję, błędne myślenie  „weźmy do projektu te osoby z doświadczeniem, wiedzą i będzie super”  Otóż nic bardziej mylnego. Dla mnie fundamentalnym elementem postawy każdego pracownika jest chęć pomocy i zaangażowanie. Pomoc wyrażana w czynach a nie tylko w słowach 🙂

Pola zielone akceptuje. Bazując na tych kryteriach, buduję dobry klimat w zespole, odpowiedzialność osób w nim będących i co najważniejsze,  zespół, który ukierunkowany jest na osiągnięcie wspólnego celu zgodnie z wartościami, które sam nazwie.

Pola czerwone, to dla części osób i oby jak najmniejszej,  lekcja pokory i zderzenie się z prawdą. Dla osób zarządzających, wprowadzających zmiany, szczególna uwaga, gdyż te osoby mogą szkodzić, przeszkadzać w zmianach, torpedować je.

Macierz pokazuje równowagę pomiędzy wiedzą  i doświadczeniem a postawą pomocy i zaangażowania. Ta równowaga pozwala mi, niejednokrotnie odkryć nowe talenty, osoby które są w #otoczeniu ale nie miały do tej pory szansy zaistnieć. To jest jeden z przykładów, że wzmacniając filar #otoczenie wpływamy na filar #ludzie w zrównoważonym rozwoju firmy, zgodnie z #LPPO.

Macierz jest żywa i korzystam z niej na każdym etapie mojej pracy. Nie tylko kiedy tworzę zespoły projektowe ale w codziennej pracy. Usprawniając #otoczenie, patrzę jak poszczególne osoby migrują pomiędzy ćwiartkami macierzy.

Praca w projekcie, przy zmianach  to prestiż, benefity, oderwanie od codzienności, możliwość współdecydowania o #otoczeniu.

Na sam koniec pamiętajmy, przeprowadzając zmiany, zwłaszcza kiedy dotykają one ludzi, ich postaw, bądźmy sprawiedliwi i prawdziwi w tym co robimy a szacunek do osoby, miejsca pracy jest czymś fundamentalnym, Zawszę będą osoby niezadowolone, mieszające ale my bądźmy cierpliwi i konsekwentni w działaniu. Efekty przyjdą.

 

 

„BLACK BOX” jak usprawnić warsztat SIPOC

Trzecim z filarów #LPPO jest #P  = proces.

Jak wiemy, w każdym dziale, departamencie, firmie procesy są. To one nadają rytm w naszych organizacjach, projektach, zmianach. Możemy zastanawiać się, na ile one są efektywne, na ile dostosowane do potrzeb biznesu czy też jaką cechują się stabilnością, ale na pewno są. Żeby móc usprawniać, mierzyć procesy bezwzględnie trzeba je opisać. Wiedzieć z czego się składają, jak funkcjonują w naszym otoczeniu.

Powszechnym narzędziem do opisywania procesu jest SIPOC. Dla przypomnienia, składa się z następujących kategorii Supplier, Input, Process, Output, Customer. Wszystkie elementy procesu przypisujemy do wspomnianych kategorii.

Niejednokrotnie podczas prac warsztatowych z zespołem zauważam, że narzędzie to potrafi sprawiać trudności, spotkanie się wydłuża, nie do końca efekty są zadowalające – dlaczego ?

Flipchart jest, kategorie na nim rozpisane: Supplier – Input – Process –  Output – Customer.  Pozostaje tylko uzupełniać…, a jednak nie idzie. Tak często jest, że coś co ma nam pomóc, ukierunkować, de facto zawęża myślenie. Tak mamy, że jak widzimy kategorię, do której mamy przyporządkować opis, to szukając rozwiązań bardziej koncentrujemy się na właściwym przypisaniu do danej kategorii aniżeli na opisaniu danego procesu w tym przypadku. Tracimy te cenne pierwsze minuty koncentracji i zapału.

Przez lata wypracowałem metodę, którą nazywam „ black box”. Pudełko, które przyjmuje wszystko, w taki sposób i w takiej kolejności jak je zapełniamy.

Jak to robię.

Na flipchart’cie zapisuję proces np. lakierowanie elementów /  przyjęcie towaru na magazyn / podwyżka dla pracownika / rekrutacja pracownika.

W kolejnym kroku zapisuję wszystko to, co jest powiązane, co występuje w danym procesie. Nie oceniam, tylko zapisuję i  tym samym zapełniam „black box”. Zapisy powinny być konkretne i jednoznaczne. Starajmy się opisywać rzeczownikami i czasownikami. Po tej części pracy warsztatwoej przyszedł czas na otwarcie pudełka. Do każdego opisu będziemy przypisywali kategorie S-I-P-O-C.  Na pierwszy ogień idą czasowniki czyli czynności tj. proces – stawiamy P. Kolejno przechodzimy przez każdy zapisany element i kategoryzujemy go. Na sam koniec pozostaje nam wpisanie w szablon SIPOC i gotowe.

Zachęcam do spróbowania tej metody. Jeśli będziesz facylitatorem takiego spotkania, zrób je w 20 minut.

Prezentacja koncepcji #LPPO na EOIF GigaCon SUMMIT 2018 – Warszawa 25 lipca 2018 r.

To była wyjątkowa 49 edycja EOIF SUMMIT 2018, konferencji organizowanej przez GigaCon na PGE Stadionie Narodowym.

Podczas wykładu inaugurującego dwudniowy event zaprezentowałem po raz pierwszy publicznie moją koncepcję #LPPO – 4 filary sukcesu zmian i zrównoważonego rozwoju organizacji. Koncepcję, która powstała w oparciu o moje spostrzeżenia i wnioski gromadzone przez lata w różnych projektach, różnych organizacjach…. Miałem przyjemność wystąpić z Anna Buczek  , która na bazie swojego doświadczenia PM’a omówiła dwa z czterech filarów tej koncepcji tj. Projekt i Proces, podając nam szereg praktycznych wskazówek i przykładów.

Duże ukłony dla Organizatorów GigaCon za profesjonalne przygotowanie konferencji. Strefa relaksu – mega, golf i masaż = czad.

Bardzo dziękuję w naszym imieniu za zaproszenie i możliwość wystąpienia przed Państwem.

Planując realizuję plan ! Cierpliwie i konsekwentnie.

Przyglądając się prowadzonym projektom, wdrażając zmiany czy też budując procesy, wyłania mi się jeden wspólny, niechlubny mianownik: mniejsza cierpliwość i zanikająca konsekwencja w działaniach, a rosnące skupianie się na planie.

Jak popatrzymy na nasze życie, to jest ono poddawane ciągłej zmianie. Przykłady można mnożyć, choćby droga do pracy. Czasem korek lub roboty drogowe niweczą nasze plany, więc je zmieniamy i planujemy ponownie, ale cel pozostaje ten sam – dotrzeć do pracy. Mamy dzieci. Nagle gorączka powoduje, że dziecko nie może iść do szkoły bądź przedszkola, więc znów planujemy, a w ślad za planowaniem idzie działanie.  Skoro w życiu codziennym radzimy sobie ze zmianami i umiemy planować, to co się takiego dzieje, że w projekcie, w organizacji, te tajemne moce zanikają. Zagadnienie jest szersze. O 4 filarach sukcesu zmian #LudzieProjektProcesOtoczenie, które mają szalenie duży wpływ na powodzenie wielu zmian, projektów – w kolejnych artykułach. Zanim jednak przejdziemy do #LPPO , zatrzymajmy się i zastanówmy nad planem vs. planowaniem oraz nad cierpliwością i konsekwencją. Skupmy się na nas samych.

Czym jest plan, dla mnie jest czymś statycznym przecież to rzeczownik.  Wiele razy czytałem i słuchałem o planach idealnych i zawsze myślałem,  ale „dopieszczony”. Nie mniej jednak, to jest tylko plan, napisany w tym momencie. Niestety, ale z każdą godziną, dniem zaczyna on być oderwany od otoczenia, ponieważ jest ono zmienne i żaden plan tego nie uwzględni.  Jak to jest z planowaniem ? Planując, planujemy działania działanie, które doprowadzą nas do realizacji planu. Nie neguje układania planu, daję pod rozwagę kolejność działania. Planowanie czy plan ?!

W mojej pracy prowadząc projekty i dokonując zmian, skupiam się na ciągłym planowaniu. Planując cały czas realizuje plan. W takim modelu pracy, nie brakuje mi cierpliwości i konsekwencji. Bardzo prosty powód dlaczego, bo planowanie to działanie a jak jest działanie to jest „akcja” i widać efekty naszej pracy.

Będąc natomiast cierpliwym i konsekwentnym do planu– polegniemy. Trzymając się tych sztywnych założeń, ustaleń, z każdą godziną będzie coraz gorzej – dlaczego? Między innymi dlatego, że otoczenie jest zmienne, a my nie wykonujemy żadnej akcji. Samo nic się nie zdarzy, a czekanie jest najgorszą rzeczą jaką możemy zrobić.

Podsumowując:

Uczmy się planować, a umiejąc planować będziemy umieli przewidywać. Cierpliwości i konsekwencji nam nie zabraknie. Będzie akcja. A jak jest akcja, to jest działanie. Jak jest działanie, to i efekty naszej pracy będą widoczne.

Warszawa – 29.05.2018 IT w Produkcji

To już czwarty raz kiedy miałem przyjemność poznać i porozmawiać z bardzo ciekawymi osobami z różnych firm. Cieszę się, że mogłem rozpocząć swoim wykładem tą konferencję. Głównym przesłaniem wykładu było omówienie 4 filarów, które w mojej ocenie decydują o sukcesie projektów, zmian w firmie. Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie. LPPO – taki mój autorski pomysł 🙂

Temat trafił, co mnie bardzo cieszy. Wzmożona i konstruktywna dyskusja i mega fajny feedback od uczestnika – „widać świeżość w zarządzaniu” – bardzo za to dziękuję. To jest dla mnie motywujące.

o LPPO – będzie więcej…

 

Mój blog – początek.

Decydując się na  tę stronę  mam obawy,  ale przede wszystkim jestem podekscytowany :):)  Liczę, że poznam nowe osoby, że zbudujemy relację, która będzie dla nas inspiracją do działania. Wspólna wymiana naszych doświadczeń pozwoli nam zwiększyć tempo naszego rozwoju.

Tutaj nie ma miejsca na hejt i udowadnianie kto jest mądrzejszy, ale jest zawsze miejsce na zespołowość, współpracę, szczerość, otwartość.

Dlaczego ten blog : zmotywowały mnie osoby z którymi pracowałem podczas projektów, które spotykałem podczas  sesji szkoleniowych czy też na moich prezentacjach.  Zdiagnozowano u mnie, chęć dzielenia się wiedzą, współpracą. Cytując moją przyjaciółkę „nie da się zaprzeczyć naturze włosa”