Zarządzanie ryzykiem w projektach i procesach zmian – Warszawa 04-06-2019

Konferencja GigaCon w Warszawie 04-06-2019 przebiegała pod hasłem IT w Produkcji i Logistyce.

Pełna sala osób zainteresowanych nowinkami ze świata IT. Korzystałem i ja, pogłębiając wiedzę z zaawansowanych technologii. Pomiędzy prelekcjami networking, wymiana doświadczeń, wzajemne inspiracje. Dobra dawka pozytywnej energii.

Cieszę się, że mogłem wziąć udział w tak ciekawym wydarzeniu jako uczestnik ale i jako prelegent, dzieląc się doświadczeniem, tym razem chciałem zwrócić uwagę na ryzyko, występujące procesach zmian, projektach. Poruszyłem temat poszukiwania korzyści w obszarach Ludzie, Otoczenie, Proces jako jedno z bardzo ważnych działań, które wpływa na minimalizowanie ryzyka.  Zaakcentowałem narzędzia karta zmian, karta projektu,  ale przede wszystkim szkolenia zwróciłem uwagę na szkolenia SPRINT, CaseStudy, jako ważny element ciągłej poprawy działań.

 

Ludzie Produkcji – gdzie jesteście ? ;)

Równo rok temu, kiedy zakładałem Bloga, powiedziałem sobie, że kolejnym krokiem będzie zbudowanie społeczności produkcji. Opartej na następujących fundamentach :

  • wzajemna inspiracja
  • wymiana doświadczeń
  • dzielenie się wiedzą
  • dodawanie skrzydeł
  • samorealizacja

Dzisiaj nadszedł ten czas, kiedy chcę zrobić kolejny krok. W myśl zasady, po jeden jest dwa, po dwa jest trzy….

Mam świadomość tego, że zadanie nie jest proste, ale też nie jest trudne. Patrząc na fundamenty, na pewno są osoby, które myślą podobnie i będą chciały współdziałać. Dzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem, być może napisać artykuł, poprowadzić szkolenie… samorealizacja jest bardzo ważna.

W przeciągu miesiąca, od dnia publikacji tego posta, zorganizuję pierwsze spotkanie. Na które już dzisiaj zapraszam.

Plan spotkań będzie wyglądał następująco :

  • Sprint szkolenia
  • Warsztat narzędzia
  • Wymiana doświadczeń

a wszystko to zamkniemy w max 3 godzinach. Każde kolejne spotkanie, usprawnimy wspólnie.

Poniższy formularz, ułatwi nam pierwszy kontakt ze sobą. Nie będę spamował – słowo. 😉

Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.

Change Management, to zmiana między innymi mentalności, sposobu patrzenia, organizacji pracy.  Dla wielu osób, to podróż w nieznane. Tworzenie instrukcji, poradników, to swego rodzaju mapa, która pozwala nam płynąć w zamierzonym kierunku. To przede wszystkim budowanie poczucia bezpieczeństwa. Uważam, że warto je tworzyć. Nie na wszystko i w krótkiej zwięzłej formie. Max strona A4 i nie mam tutaj na myśli  czcionki 8 🙂

Managerze, Liderze Zmian, Dyrektorze – zadbaj o komfort swojej załogi.

Polecam, wydrukować, omówić z zespołami, wdrożyć, usprawniać.

Cel spotkania : określamy jasno i czytelnie po co się spotykamy. Jeden temat.

Uczestnicy : osoby, które będą aktywnie działać na osiągnięcie CELU.

Termin spotkania : ustal, poinformuj

Miejsce spotkania : poinformuj

Długość spotkania : max 40 minut.

Przygotowanie do spotkania : przygotowanie się do spotkania, świadczy o szacunku do pozostałych uczestników. Korzystaj z narzędzi.

Przebieg spotkania : osoba, która zwołuje spotkanie. Pilnuje jego przebiegu. Trzymamy się celu spotkania.

Komunikacja podczas spotkania : rozmawiamy o faktach, liczbach. Emocje wyłączamy. Słowa wulgarne wyłączamy. Prywatne oceny eliminujemy.

Pomysły nie związane z tematem spotkania : zapisz na tablicy będzie to temat innego spotkania.

Akceptacja uczestników : rozstajemy się, ze świadomością i zgodą co do dalszych kroków, działań.

Podsumowanie spotkania : osoba prowadząca niech zada pytania. czy CEL spotkania został osiągnięty ? czy każdy rozumie swoją rolę, zadanie, które ma wykonać ? czy wiemy, kiedy się ponownie spotkamy ? Czy są zdefiniowane i przypisane zadania z terminem ? Czy i co możemy poprawić w spotkaniach ?

Zaplanowanie kolejnego spotkania : planujemy kolejne spotkanie po to, żeby zweryfikować to na co się umówiliśmy.

Wystrzegaj się :
Przeklinania
Ocen prywatnych
Żali
Używania słów kwiecistych, które mało co wnoszą do dyskusji
Stwierdzeń mało, dużo, często
Ocen ludzi
Nerwów
Szukania winnych

Używaj :
Liczb
Faktów
Opisu procesu i jego odchyleń
Konstruktywnej rozmowy
Przedstawiaj pomysły
Szukaj rozwiązań
Nazywaj rzeczy po imieniu

Postawy :
Bądź odpowiedzialny
Pracuj zespołowo
Pomagaj , wspieraj
Nie zrażaj się jednym złym spotkaniem


Zapraszam do części 1 o spotkaniach Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

No Risk No Fun…?! Macierz Ryzyka. Narzędzie pracy, nie tylko Managera.

Praca na ryzykach, jest podstawą pracy każdego Managera ale czy tylko ?!

Umiejętność opisywania ryzyka, szacowania wartości ryzyka, planowania działań minimalizujących ryzyka i kontrola to klucze do sukcesu w realizacji projektów, usprawnień.

Zagadnienie ryzyka, jest dużym obszarem.  Zachęcam do zbudowania takiego modelu, który pozwoli Wam w codziennej pracy szybko i skutecznie, budować macierze ryzyk  i w efekcie końcowym planować i realizować zadania, które minimalizują, eliminują ryzyka.

Poniżej model, który używam i polecam.

Pracę na ryzykach, możemy sprowadzić do 5 podstawowych kroków :

  1. Opis, cel projektu, usprawnienia.
  2. Opis, analiza ryzyk
  3. Oszacowanie wartości ryzyka – RPN (Risk Priority Number)
  4. Działania na ryzyka
  5. Kontrola działań na ryzyka

Przejdźmy przez kolejne punkty.


  1. Opis, cel projektu, usprawnienia

Definiujemy cel  projektu, zmiany, usprawnienia, obszarów które będziemy „dotykali”

  1. Opis, analiza ryzyka.

Określamy kategorie ryzyka Możemy skorzystać z kategorii 5M ( ludzie, metody, maszyny, materiały, kierownictwo/zarządzanie) zachęcam żeby kategorie dobierać do naszej sytuacji.

  1. Oszacowanie wartości ryzyka – RPN (Risk Priority Number)

Wskaźniki do szacowania ryzyka :

Z – znaczenie ryzyka

R –  prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

W – prawdopodobieństwo wykrycia ryzyka

RPN =  Z * R * W

Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

R

Niskie

1

Średnie

2

Wysokie

3

Znaczenie ryzyka

Z

Niskie

1

Średnie

2

Wysokie

3

Prawdopodobieństwo wykrycia ryzyka

W (lub –>)

(<–lub)W

Niskie 3

1

Średnie 2

2

Wysokie 1

3

*Możemy też użyć zakresu, większej skali. np.

1 – niska ; 3-4 – mała ; 5-6 – średnia ; 7  –  duża ;8 – bardzo duża

W kolejnym kroku, tworzymy zespół, który będzie szacował wartość ryzyka. Dlatego tak ważne jest, dobrze opisać cel projektu, usprawnienie, wskazać obszary usprawnień.

Stwórz taki model, który będzie efektywny, czytelny i zrozumiały dla Twojego zespołu.  Nie wylewaj dziecka z kąpielą. Narzędzia mają Tobie pomagać a nie przeszkadzać. Co najważniejsze, musisz się czuć komfortowo w ich używaniu. Wraz z doświadczeniem, śmiało rozwijaj narzędzie, usprawniaj proces KAIZEN.

  1. Działania na ryzyka. 

Najprzyjemniejsza część, planujemy działania. Wybieramy te ryzyka, które mają największą. Opisujemy działanie, przypisujemy osobę odpowiedzialną i wyznaczamy termin.

  1. Kontrola działań na ryzyka.

Polecam pracować w Cyklu Deminga : Planuj – Działaj – Sprawdź – Popraw

 

 

Nie domyślaj się. Poznaj fakty i liczby. Skuteczne narzędzie.

W swoim warsztacie warto mieć ale przede wszystkim korzystać z narzędzia 5W2H.  W sytuacjach, kiedy występuje problem w procesie, zmianie. Zachęcam do korzystania również wtedy, kiedy chcemy poznać nas proces.

5W2H jest narzędziem prostym, logicznym, uporządkowanym ale przede wszystkim skutecznym.  Każdy pracownik, na każdym szczeblu jest w stanie, przejść przez jego kolejne kroki.  Efekty będą niejednokrotnie same Was zaskoczą – na plus.

Dlaczego zatem, tak rzadko jest stosowane ?  Jednym z powodów jest fakt, że często koncentrujemy się na szukaniu rozwiązań. W momencie, kiedy znajdziemy pierwszą „pasującą” odpowiedź do naszej sytuacji, naszego problemu. Zaprzestajemy dalszej analizy – to błąd. 

Gdzie tkwi sukces w tej metodzie.

  1. Wstępny opis problemu / Opis procesu.
  2. Do punktu pierwszego zadajemy 7 pytań według następującego schematu :

    What? / Co?

    Who? / Kto?

    When? / Kiedy?

    Where? / Gdzie?

    Why? / Dlaczego?

    How? / W jaki sposób?

    How Many? / Ile?

  3. Szczegółowy opis problemu. Opis procesu
  4. Zaplanowanie i wykonanie działań, naprawczych, usprawniających.

Czytaj dalej Nie domyślaj się. Poznaj fakty i liczby. Skuteczne narzędzie.

WORKFLOW&DOCUMENT MANAGEMENT TRENDS 2019 27.02.2019 – WARSZAWA „SZANSE i ZAGROŻENIA”

Tematem mojego wystąpienia były „szanse i zagrożenia wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu informacji”. 

Podczas wystąpienia, na bazie swoje kilkunastoletniego doświadczenia z prowadzenia projektów, kierowania zespołami, chciałem pokazać jak ja patrzę na zagrożenia, szanse a także zachęcić do pracy z ryzykami w projektach.

Rzeczą oczywistą jest, że każdy projekt, usprawnienie niesie za sobą szanse oraz zagrożenia.

Zada ktoś pytanie : co to jest SZANSA ? a co to jest ZAGROŻENIE ?

Szansa to korzyść. Zagrożenie to ryzyko. Nic nowego a jednak sprawia trudność.

Bez wątpienia, każdy projekt, usprawnienie powinno nieść za sobą korzyści.

W artykule … opisuję szerzej korzyści i ryzyka, pokazując jednocześnie jak na siebie wpływają a także co decyduje, że po zakończeniu projektu możemy powiedzieć – osiągnęliśmy sukces.

Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

Kiedy poruszam temat spotkań, zadając pytania o ich przebieg, rytm.  Słyszę od uczestników tych spotkań, kadry kierowniczej następujące opinie :

  • spotkania to starta czasu
  • dużo „gadania” mało działania,
  • nie wnoszą one żadnej wartości,
  • lepiej, żeby ich nie było,
  • spotkaliśmy się pogadaliśmy i tyle,

Zadaję pytanie, co należałoby zrobić, żeby popracować nad efektywnością spotkań. Odpowiedzi, bardzo często trafiają w punkt.

Zastanówmy się,  jakiego typu, spotkania organizujemy, jesteśmy ich częścią. Podzieliłem je na dwie główne kategorie.

  1. Regularne, cykliczne. Wpisują się w rytm pracy procesowo – projektowej.
    1. spotkania raportujące
    2. spotkania projektowe
    3. spotkania procesowe
  2. Zwoływane Ad-Hoc, kryzysowe, problemowe,

Zauważmy, że z jednej strony mamy powtarzalność z drugiej jej brak.

Części wspólne do każdego, ze spotkań :

  1. Czas : długość spotkania, częstotliwość
  2. Zakres : temat spotkania, plan spotkania,
  3. Ludzie : uczestnicy spotkań,

Zastanówmy się, nad każdą z tych składowych bardziej szczegółowo.

Czas : długość spotkania, częstotliwość

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych :

Ustalmy, zawsze tą samą godzinę, ten sam dzień. Nauczmy organizację, że o danej godzinie, w danym dni, być może nawet i codziennie, poszczególne osoby będą są na spotkaniu wewnętrznym. Które trwa np. 20 minut. Częstotliwość spotkań, jest uwarunkowana między innymi dynamiką zmian jakie zachodzą w przeciągu 24 godzin.

Jestem zwolennikiem organizowania spotkań w przedziale 20-30 minut na jeden temat. Tak steruję zakresem i ilością osób, żeby w tym czasie się zamknąć.

Zakres : temat spotkania, plan spotkania.

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych : Ustalmy plan spotkań. Jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich uczestników. Określmy, po co się spotykamy, jaki ma wyglądać przebieg spotkania, kto, co, jak raportuje. Ile powinno spotkanie trwać.

Spotkania Ad-Hoc : dobrą praktyką na początku jest poinformowanie o długości spotkania, następnie wskazanie problemu, zdarzenia, które nas zaniepokoiło. Celem tego, nie jest szukanie winnego ale właściwa identyfikacja problemu, zdarzenia. Konstruktywna rozmowa, który przybliża nas do decyzji, zadania.

Zapamiętaj,  kiedy zaczynasz pracę nad poprawą efektywności spotkań, musisz je moderować. Pokazywać przykładami, jak ono ma wyglądać. Nie wystarczy powiedzieć, ma być krótko zwięźle i na temat, trzeba to pokazać, na przykładach. Pilnuj planu spotkania, czasu. Kiedy trzeba, gaś negatywne emocje, ucinaj dyskusje, które wywołują emocje.

Ludzie : uczestnicy spotkań,

To ciągłą praca nad komunikacją, stałe udoskonalanie narzędzi, korygowanie postaw,

Efektem spotkań powinny być działania.  Zapraszajmy osoby, które wnoszą do spotkań wartość. Mają świadomość pracy nad postawami i komunikacją.

W sytuacji kiedy, mamy osobę, która sama nie chce, bądź nie lubi spotkań a musimy przedyskutować temat, Spotkajmy się wcześniej, zbierzmy informacje i przyjdźmy przygotowani.

Komunikacja, dobór słów, kluczowy element. Często uczestnicy używają zbędnych słów, które nic nie wnoszą a tylko ładnie brzmią.

Postawa, jeśli uczestnik spotkania, koncentruje się  na szukaniu winnych, udowadnianiu. Pokazywaniu, że ja jestem „super” a to Wy. Bezwzględnie NIE zapraszać. Ta zasada dotyczy, każdej osoby, niezależnie do stanowiska w organizacji. Spotykamy się po to, żeby poprawiać, usprawniać.

Przygotowanie, wiedza, przygotowanie, zależy od nas samych. Dążmy do faktów, liczb. Zachęcam do korzystania np. z narzędzia 5W2H.  Są sytuacje, kiedy w trakcie spotkania, pojawi się wątek, na który nie mamy dostatecznej wiedzy. Nie udawajmy, że jest inaczej. „Nie wiemy, ale się dowiemy”. Takie postawienie sprawy jest odpowiedzialne i wzbudza zaufanie u pozostałych osób.


Na zakończenie, czego należy się wystrzegać i co obniża efektywność spotkań :

Rozmowa emocjami Artykuł 5W2H

Brak przygotowania Artykuł 5W2H

Brak osób decyzyjnych

Nie do końca dobrze dobrani uczestnicy do tematu

Mieszanie tematów, odchodzenie od wątku źródłowego.

Nie szanowanie czasu

Szukanie winnych a nie rozwiązań

Opieranie się na przypuszczeniach a nie na faktach i liczbach. Artykuł 5W2H


Zapraszam do części 2 Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.