Warsztat zmian

Kiedy planowaliśmy pierwszą edycję Warsztatów #LPPO, wspólnie z zespołem zadaliśmy sobie pytanie: co potrzeba, żeby zacząć się zmieniać?

Ponieważ warsztat kierowaliśmy do osób zarządzających, właścicieli, dyrektorów i wyższej kadry menadżerskiej, więc założyliśmy, że są to osoby, które mają realny wpływ na rozwój biznesu, a to czego im potrzeba, to narzędzia, dobre praktyki i rozwiązania typu case study.

I tak po kilku godzinach debat, argumentacji i sporów, wspólnie wypracowaliśmy must have „programu zmian Proces/Projekt”, a to wszystko osadzone w najbliższym Otoczeniu (firma, dział, jednostka) i przy udziale Ludzi (pracownicy, klienci, dostawcy). W skrócie #LPPO!

Wieloletnie doświadczenie w pracy w różnych organizacjach, na różnych stanowiskach i w różnych środowiskach pozwoliło nam określić warunki i opisać mechanizmy, które muszą się wydarzyć, aby wprowadzane zmiany odnosiły sukces, a biznes rozwijał się w sposób zrównoważony. I o tym wszystkim mówiliśmy w trakcie Warsztatów #LPPO | 27.09.2018 r.| Kraków| dotyczących Projektowania procesów biznesowych z elementami Change Management i Lean Continuous Improvement.

Zaczęliśmy od wyjaśnienia czym jest proces w organizacji, jak go budować, kto i jak może nim zarządzać, a przede wszystkim po co organizacji taka wiedza. Tu przykłady same wchodziły na warsztat. Dzięki aktywności naszych uczestników, za którymi stały lata doświadczeń, od początku spotkanie przybrało formę forum dyskusyjnego – ku naszej wielkiej satysfakcji.

Co to jest Projekt? – szybko padło pytanie… Dziś, zresztą niesłusznie, projektem nazywa się każde odstępstwo od działalności bieżącej. Dlatego pomogliśmy w zdefiniowaniu projektów w branżach naszych uczestników, po to, żeby odnieść się do Otoczenia, w którym prowadzą swój biznes.

Jako case study rozpracowaliśmy na czynniki pierwsze obieg faktur. I tak, krok po kroku, omówiliśmy działania jakie zostały zaplanowane a potem zrealizowane, aby ten proces opisać, zmierzyć, określić zakres projektu oraz cel. Przekazaliśmy garść dobrych praktyk, ostrzeżeń i porad jak taki obieg zrealizować u siebie w firmie. Natomiast, żeby nie być gołosłownym, to większość korzyści zarządczych i kontrolnych wynikających z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur pokazaliśmy na żywym organizmie, i tu posłużył nam nowy produkt – Biznesowy System Operacyjny Ready_TM.

Podsumowując, wspólnie zgodziliśmy się, że w projekcie wdrożenia elektronicznego obiegu faktur, nie chodzi o oszczędność na kosztach działu księgowości, a o kontrolę i płynność procesu, który dostarczając dane na czas do biznesu, pozwala mu świadomie podejmować decyzje. I rzecz szalenie istotna – uruchamiając taki projekt budujemy i optymalizujemy wszystkie procesy, które dostarczają i odbierają produkty procesu księgowania. Rozrysowując zależności między nimi, pokazaliśmy, jak prowadzić projekt procesowo.

Po przerwie skupiliśmy się na Ludziach, bo to oni stanowią wartość każdej firmy. Omówiliśmy narzędzia, za pomocą których można naszych pracowników angażować w procesy zmiany, po to, by korzystać z ich wiedzy, doświadczenia i praktyki zawodowej. Za pomocą Tablic Kanban pokazaliśmy, jak motywować ludzi do inicjowania zmian i jak kontrolować płynność tych działań. W skrócie, jak czerpać ze źródła, które mamy w organizacji, pamiętając, że jeśli chcesz iść szybko idź sam, jeśli chcesz zajść daleko, idź z zespołem.

W końcu pojawił się dylemat… jak definiować cel zmian? Excelem? Oszczędnością kosztową? Jeden z właścicieli sam podał odpowiedź, mówiąc: „Jeśli chcesz mieć szybki wynik to są osoby, firmy, które w krótkim okresie czasu zredukują koszty o dowolny %, ale to nie jest nasz cel, gdy dalej chcemy rozwijać biznes”.

Zakończyliśmy Warsztaty, a dyskusje jeszcze trwały w kuluarach. O zagrożeniach, o przeszkodach, o braku determinacji w tych działaniach, ale także o potrzebach, o możliwościach i wartości dodanej. Poruszyliśmy ważny temat, do którego warto się przygotować, zanim rozpocznie się zmiany, bo to znacząco zwiększa szanse powodzenia.

 

 

 

 

 

Warsztaty #LPPO – projektowanie procesów biznesowych

Odpowiadasz za długofalowy rozwój swojej firmy i zastanawiasz się jak zwiększyć jej efektywność, mieć czas na podejmowanie decyzji strategicznych, a ograniczyć ślęczenie nad analityką i raportami? Nie chcesz być dłużej zaskakiwany „wypadkami przy pracy” i lubisz mieć czas na reakcję.

Jeśli szukasz rozwiązań, jakie dostarcza nowoczesna technologia i jesteś otwarty na zmiany, to ten warsztat jest przeznaczony dla Ciebie.

Dowiesz się jak optymalizować procesy biznesowe, jak je zmieniać z korzyścią dla organizacji, ale przede wszystkim jak wykorzystać narzędzia, które umożliwią Ci nadzór nad kluczowymi obszarami Twojej działalności i dostarczą dane do planowania dalszego wzrostu.

Wszystko to w sercu Krakowa, w przyjemnej atmosferze współpracy z ekspertami w dziedzinie Change Management oraz Project Management i pasją do ciągłego doskonalenia siebie i swoich zespołów.

W ramach 1 edycji Warsztatów #LPPO zapraszamy na:

Projektowanie procesów biznesowych. Warsztaty operacyjne z elementami Change Management i Lean Continuous Improvement.

Spotykamy się 27.09.2018 r. w Hotelu Park Inn by Radisson, Kraków.

Naszym partnerem strategicznym jest firma eDokumenty sp. z o.o, producent Biznesowego Systemu Operacyjnego – Ready_TM.

Agenda spotkania:

  1. Proces a projekt – po co mi ta wiedza?
  2. Warsztat z mapowania procesu z wykorzystaniem metody SIPOC.
  3. Przedstawienie przykładowego obiegu faktur w Biznesowym Systemie Operacyjnym – Ready_TM.
  4. Diagnozowanie problemów przy użyciu dwóch narzędzi 5Why i diagramu Ishikawy.
  5. Przedstawienie przykładowego obiegu wniosku urlopowego w Biznesowym Systemie Operacyjnym – Ready_TM.
  6. Tablice Kanban, jako narzędzie do motywowania i płynnego realizowania zadań.
  7. Zarządzanie projektami w Biznesowym Systemie Operacyjnym Ready_TM.

Warsztaty są bezpłatne, a o uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszeń.

Warunkiem uczestnictwa w warsztatach jest rejestracja uczestnika pod adresem Rejestracja warsztaty

Masz pytania, proszę o kontakt  anna.buczek@lppo.pl.

Potwierdzenie uczestnictwa wysyłamy najpóźniej do 25.09.2018 r.

Kim jesteśmy?

Bartłomiej Papisz – Lean Black Belt Six Sigma, Dyrektor CIO/Produkcji IGLOO, 15 lat doświadczenia w prowadzeniu projektów i zarządzaniu zespołami, twórca koncepcji #LPPO – 4 filary sukcesu zmian i zrównoważonego rozwoju firmy.

Anna Buczek – Agile i Prince 2, trener, 12 lat doświadczenia w prowadzeniu biura zarządu i rady nadzorczej oraz zarządzaniu obiegiem dokumentów w spółkach publicznych i akcyjnych, 6 lat doświadczenia w prowadzeniu projektów i zarządzaniu zmianą w organizacji.

Z kim chcemy się spotkać?

  • z szefami stojącymi przed decyzją o wyborze kierunku dalszego rozwoju swojej firmy
  • z menadżerami wyższej i średniej kadry zarządzającej odpowiedzialnymi za przeprowadzanie zmian w firmie i podnoszenie efektywności biznesu
  • z osobami na co dzień zarządzającymi procesami i zespołami

Z naszej strony zapewniamy:

  • kawę i coś słodkiego
  • wspólny lunch
  • 6 godzin praktyki i przykładów
  • 2 osoby zwariowane na punkcie zmian i projektów
  • normalną rozmowę i chęć pomocy

Kolejne warsztaty już w październiku.

Śledź nasz blog: www.bpapisz.pl Zapraszamy też na FP: https://www.facebook.com/bpapisz/ i do grupy Change Management by #LPPO – gdzie znajdziesz garść doświadczeń z zakresu zarządzania zmianą.

Pet Project. I co dalej?

Jesteś PM’em i dostajesz ważny projekt. Na pierwszy rzut oka wszystko gra. Sponsor jest zaangażowany, chętnie bierze udział w spotkaniach, dzieli się swoimi draftami, rysunkami, przedstawia swoje wizje. Widać, że temat nie jest mu obojętny. Mało tego zapewnia, że to istotne dla tej organizacji…

W miarę jak wchodzisz w temat, zaczynają się schody. Nic nie idzie gładko, często wpływasz na skały i rozbijasz się o brzeg. Co wtedy?

Warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  1. Czy projekt ma jasno określony cel?
  2. Czy cel jest zgodny ze strategią biznesową?
  3. Czy możesz określić i zmierzyć korzyści płynące z tej zmiany?
  4. Czy możesz wymienić realnych beneficjentów?
  5. Czy wskazani użytkownicy potwierdzają potrzebę rezultatów tego projektu?
  6. Czy masz zespół oddelegowany na czas projektu?
  7. Czy cel projektu jest ponad obowiązki bieżące?
  8. Czy masz wsparcie innych menadżerów?
  9. Czy ten projekt łączy się z innym prowadzonym w tej organizacji?
  10. Czy sama/sam jesteś przekonany do jego celu, zakresu, kolejności wdrożenia?

Jeśli przeważają odpowiedzi „NIE” – mam złą informację… prawdopodobnie jesteś PM’em pet project* 🙂

No właśnie, ale jak to się dzieje, że pet project jest uruchamiany?

Najczęściej przyczyną jest brak jasno sformułowanej strategii, przełożonej na cele menadżerów, co powoduje, że działania w organizacji są prowadzone trochę na własną rękę, trochę po swojemu. To tak, jakby wszyscy piłkarze na boisku dostali za cel strzelenie bramki przeciwnikowi i cała dziesiątka ruszyła jednocześnie do natarcia… sami się domyślacie, jakie mogą być konsekwencje.

Pet project może pojawić się także, gdy w organizacji trwa walka o to, kto ma przewagę, silniejszy zespół, lepszą pozycję… Nie czarujmy się, w każdej firmie zdarzają się właściciele, członkowie zarządu, dyrektorzy – indywidualiści, osoby ambitne, które po prostu lubią rywalizować. Nic w tym złego, dopóki ich działania nie szkodzą tej organizacji, jej pracownikom, no i Tobie.

Najmniej szkodliwe jest uruchamianie projektu ze względu na osobiste przekonanie sponsora o jego ważności. Wtedy faktycznie można utożsamiać jego silne zaangażowanie z istotną potrzebą organizacji. Jednak brak uzasadnienia biznesowego jest największym zagrożeniem dla projektu i złem zła. Bądźcie więc czujni, bo gdy ktoś krzyknie „sprawdzam” może zabraknąć waszemu sponsorowi determinacji, by bronić tego projektu i PM’a.

Jednak nie jesteś na straconej pozycji… to co możesz zrobić zanim przyjmiesz projekt to oszacować:

  • #Ludzie: czy pracują zespołowo, są zaangażowani, mają doświadczenie…
  • #Proces: czy procesy są opisane, mierzone, jest świadomość pracy procesowej…
  • #Projekt: czy jest metodyka prowadzenia projektów, są prowadzone inne projekty i ich cele są zbieżne…
  • #Otoczenie: czy organizacja promuje pracę projektową, czy działania są transparentne, strategia jest komunikowana otwarcie…

A potem odpowiedz na 10 pytań z początku artykułu i decyduj. Zawsze masz trzy wyjścia:

  1. Podjąć wyzwanie.
  2. Zmienić zakres.
  3. Powiedzieć NIE podając argumenty.

 

*Pet project (według www.yourdictionery.com – pierwszy wynik wyświetlony przez Google)- a project, activity or goal pursued as a personal favorite, rather than because it is generally accepted as necessary or important.

 

 

Aktywizuj swojego Szefa!

Natknęłam się ostatnio na raport PMI’s Pulse of the Profession z 2018 roku, który opiera się o ankiety przeprowadzone wśród około 4000 praktyków profesji project management. Badania są o tyle ciekawe, że pokazują obecne, jak i przyszłe trendy w tej branży. Moje zainteresowanie, jako kierownika projektu z backgroundem PR, przykuło to zdanie:

„Aktywne zaangażowanie wyższego managementu (sponsor) jest nadal jednym z kluczowych czynników osiągania zamierzonych (oryginalnych) celów projektu oraz zamysłu biznesowego. Ponad 62% respondentów deklaruje aktywny udział sponsora w projekcie! „

Czemu aktywność sponsora i to managera wykonawczego odgrywa tak kluczową rolę…

Po pierwsze, osoba ta gwarantuje, że cele projektu są zgodne ze strategią rozwoju organizacji. Zatem, co najważniejsze w projekcie, jego produkt będzie przydatny, będzie ważny dla jego pracowników, klientów, a być może wywrze wpływ na rynek i zapewni firmie przewagę konkurencyjną. Każdy, kto weźmie udział w projekcie, niezależnie czy był członkiem zespołu, czy jego beneficjentem, będzie miał poczucie uczestniczenia w istotnym wydarzeniu firmy.

Po drugie, udział osoby z wysokiego managementu w projekcie nadaje mu rangę. A jak ranga, to prestiż. Zgodnie ze staropolskim powiedzeniem, że sukces ma wielu ojców, psychologicznie chętniej bierzemy udział w czymś, co ma wyższe szanse powodzenia. Gdy jest wielu ochotników i sprzymierzeńców, życie kierownika projektu staje się dużo łatwiejsze.

Trzeci aspekt to zmiany i ich zatwierdzanie. W życiu projektowym jedyną stałą rzeczą jest zmiana. Do tego trzeba przywyknąć i trzeba to polubić. Jeżeli osoba na wysokim szczeblu jest aktywnie zaangażowana w nasz projekt, to akceptacja zmian przebiega sprawniej. Wtedy uzyskujemy możliwość tworzenia produktu precyzyjnie dostosowanego do potrzeb biznesu i zgodnego z jego oczekiwaniami. Nic tak nie jest ważne na koniec projektu, jak usłyszeć od klienta: „to jest to, czego potrzebowałem!”

W końcu, taka osoba jest kluczowym liderem opinii o projekcie, zespole projektowym, produkcie projektu. Dzięki temu projekt zyskuje tak ważną promocję, o której często zapomina się w ferworze przygotowań do kick-offu. Do sukcesu potrzebujemy dobrze skomponowanej kampanii informacyjnej oraz skutecznych działań promocyjnych, po to, aby budować świadomość odbiorców i lepiej przygotować ich na to co nowe!

W ramach koncepcji #LPPO, mówiącej o 4 filarach sukcesu zmian  #LudzieProjektProcesOrganizacja, zdecydowanie aktywność i zaangażowanie manangementu wpisuje się w kategorię #Organizacja. To jednak dopiero czubek góry lodowej. Na więcej zapraszam na bpapisz.pl.

Tymczasem zachęcam, szukajmy zaangażowanego managementu i róbmy wszystko, żeby go aktywizować, bo to ma ogromny wpływ na sukces projektu.