5 dobrych powodów przeprowadzenia pomiaru w zmianie – EOIF Łódź 28.03.2019

W Łodzi, 28 marca br., odbyła się kolejna edycja Konferencji EOIF GigaCon – O Elektronicznych Obiegach Dokumentów. Dziękuję Organizatorom za zaproszenie i szczerze podziwiam konsekwencję w działaniu na rzecz automatyzacji, digitalizacji i stosowaniu rozwiązań probiznesowych.

Miałam ogromną przyjemność podzielić się swoim doświadczeniem z wdrożeń i projektów, w których optymalizowałam procesy, szkoliłam użytkowników i wdrażałam obiegi dokumentów. Postawiłam sobie za cel przekonanie uczestników konferencji, że warto zmiany mierzyć, a potem sprawdzać i weryfikować czy podjęte działania przyniosły oczekiwany rezultat.

Dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu? Tak w pięciu punktach, to chodzi o:

#1 – Obalenie mitów  –  w każdej firmie powstają mity i przypuszczenia oraz bardzo często uproszczenia. To najczęściej za sprawą tych, którzy zamiast rozwiązywać, szukają wytłumaczeń. Dobrze dobrane fakty i liczby, powodują, że przestajemy rozmawiać o tym, co nam się wydaje, a zaczynamy wchodzić na argumenty i konkrety.

#2 – Świadomy wybór  – decydujemy mądrze o zakresie, o kolejności wdrażanych funkcjonalności, bo kierujemy się tym, czego biznes potrzebuje, a nie chce. Bardzo często na pytanie „czego potrzebujesz w pracy?” rozwijają się wodze fantazji i chcielibyśmy od razu polecieć na Marsa i przywieźć dowód życia… 🙂 a tak poważenie, lubimy sobie komplikować życie, zamiast korzystać z prostych rozwiązań.

#3 – Trzymanie się kursu – najczęściej powodem błądzenia i szukania po omacku jest brak celu strategicznego, który wyznaczałby kierunek wszystkich działań. Dlatego warto na początku, choćby ogólnie postawić cel oraz opisać uzasadnienie biznesowe. A potem sukcesywnie je rozwijać i wymiarować (chodzi o pieniądz) wraz z pozyskiwaniem nowych danych, faktów i okoliczności.

#4 – Święty spokój – dla Organizacji, bo dostaje to czego aktualnie potrzebuje. Dla Sponsora, bo wie za co płaci i jaką otrzyma korzyść. Dla kierownika projektu, bo jest rozliczany z realizacji, a nie wyobrażeń oraz dla właściciela procesu, bo wie, co będzie przedmiotem zmiany.

#5 – Czerpanie z doświadczeń  – wiedza z projektu, może być wykorzystana przy dalszym usprawnianiu procesu albo przy kolejnych wdrożeniach. To, co zadziałało, co nie, kto się sprawdził w zmianie, a kto nie podołał, jakie podejmowaliśmy próby i dlaczego. Ta wartość jest dla organizacji bezcenna.

Warto mierzyć, bo warto wiedzieć jak to, co robimy przyczynia się do realizacji celów naszych i firmy.

Anna Buczek

Jak polubić tworzenie procedur. SIPOC.

Procedury….na samo słowo cierpnie nam skóra. Kojarzy się z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego ich nie lubimy. Nie lubimy przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza?

Mi przeszkadza to, że najczęściej są nieaktualne. Stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowią wiersz w rejestrze, zapis na dysku, a jeszcze, i to całkiem często, nadal wiszą w gablotach na korytarzach.

Bardzo często są napisane niezrozumiałym, zbyt pompatycznym językiem. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.

Zbyt długie… Procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca?

I nic z niej nie wynika. Nie wskazuje osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie jaki jest sens jej wdrożenia.

Mogłabym jeszcze wymieniać, ale zamiast tego napiszę, jak ja rozwiązuję kwestię procedur. Zacznijmy o tego czym jest procedura.

Procedura jest zapisem działań i odpowiedzialności, mającym na celu ustalenie standardu zachowań, zmierzających do  realizacji celu procesu.

Do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie używam SIPOCa.

  1. Zbieram grupę zainteresowanych, w tym koniecznie właściciela procesu i uczestników, czyli tych, którzy mają największą wiedzę o procesie.
  2. Najważniejsze: ustalamy cel procesu. Na tej podstawie zdefiniujemy cel procedury.
  3. Zaczynamy od opisania procesu, identyfikujemy wejścia i wyjścia oraz przypisujemy dostawców i odbiorców.
  4. Jak już sporządzimy logiczną mapę następujących po sobie czynności, to ustalamy gdzie mamy braki bądź luki, dzięki temu wyłapiemy każde istotne odstępstwo.
  5. Planujemy akcje na błędy w procesie i ustalamy sposób postępowania.
  6. Zapisujemy treść dokumentu, tworzymy tabele odpowiedzialności, a dla organizacji o wyższej świadomości procesowej sporządzamy mapę.
  7. Na koniec budujemy kartę kontroli, ustalamy termin rewizji oraz osobę odpowiedzialną za aktualizację.

Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. W Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja.

A oto kilka wskazówek:

  • pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień
  • nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to proces nie działa prawidłowo
  • pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli
  • nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw
  • jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszary
  • stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać działania mailowo.

Więcej o tym, jak w łatwy sposób przeprowadzić samago SIPOCa, przeczytasz w artykule Bartłomieja Papisza Black Box- jak usprawnić warsztat SIPOC.

Anna Buczek

#LPPO #sekwencjabiznesu

 

 

5 powodów dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu – GigaCon Kraków 12.02.2019

Konferencja GigaCon w Krakowie 12.02.2019 przebiegała pod haslem „Elektroniczne Obiegi Informacji w Firmie”.

Dyskusja nie dotyczyła tego czy …., ale jak to zrobić efektywnie, skutecznie, bez porażek? Na ten temat wypowiadali się eksperci z obszarów prawa, administracji, bezpieczeństwa danych, komunikacji, twórcy systemów do obiegu dokumentów oraz ludzie biznesu. Blisko 100 osób na sali zainteresowanych usprawnianiem i optymalizacją pracy biura, firmy, oragnizacji…

Ja miałam okazję omówić 5 dobrych praktyk = 5 powodów, jak przeprowadzić analizę potrzeb firmy, a potem zrobić wdrożenie, żeby wybrać świadomie, zacząć dobrze i nie wywrócić się na mecie. Zdradzić mogę, że najważniejsze to mieć uzasadnienie biznesowe  wyrażone w faktach i liczbach. A jak to zrobić ?

Cieszę się, że mogłam wziąć udział w tak ciekawym i rozwijajacym wydarzeniu oraz dołożyć swoją cegiełkę i to pierwszy raz występując w swoich barwach – Sekwencja Biznesu 🙂

 

 

 

 

 

 

 

Jak poprowadzić projekt obiegu dokumentów. Wykład dla Studentów Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie

Z początkiem Nowego Roku mieliśmy okazję spotkać się na wykładach ze Studentami na kierunku „Zarządzanie informacją i publikowanie cyfrowe” na Uniwersytecie Pedagogicznym w Krakowie. Mimo zaliczeń w indeksach, sala wykładowa była pełna, a monitory wygaszone. Jak mówi mgr inż. Emanuel Studnicki (Prowadzący), jest to najwyższa forma uznania dla wykładających.

Studenci UP przez semestr poznawali funkcjonalności systemu eDokumenty, platformy do zarządzania obiegami dokumentów w firmach. Zostaliśmy poproszeni, aby opowiedzieć o wdrożeniach tego typu systemów w organizacjach. Z zaproszenia z przyjemnością skorzystaliśmy.

Na co zwracać uwagę, jak się przygotować, czego unikać i czym się nie zrażać… o tym mówiliśmy, po to, żeby kształcić świadomość przyszłych członków zespołów i  kierowników projektów. Przez 1,5 h, bez przerwy, z której Studenci sami zrezygnowali, my, jako praktycy, zwracaliśmy uwagę na mechanizmy uruchamiania projektów w organizacjach, podkreślaliśmy znaczenie właścicieli procesów w projektach, nie zapominając o roli kadry zarządzającej w budowaniu uzasadnienia biznesowego i przyjaznego otoczenia projektu. W skrócie #LPPO (Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie).

W trakcie tego wykładu przekonaliśmy się, że dzisiaj młodzi ludzie chcą poświęcać czas na zdobywanie wiedzy praktycznej, są wyczuleni na efektywną edukację i są krytyczni wobec tych, którzy nie wnoszą im wartości dodanej. Poza tym są otwarci, chętnie współpracują i realizują zadania kreatywnie. Warunek jest jeden, musisz uszanować ich czas. Cieszą Nas takie postawy, bo całej reszty można się nauczyć.

Dziękujemy mgr inż. E.Studnickiemu za zaproszenie, bardzo ceniąc za inicjatywę i chęć budowania silnych podstaw młodych ludzi, opartych na wiedzy praktycznej. Wam, Studentom, dziękujemy za aktywność na naszym wykładzie i trzymamy kciuki za Wasz dalszy rozwój.

Anna Buczek i Bartłomiej Papisz

Zespół #LPPO

Cel determinuje efektywność zespołu

Już po raz drugi Zespół #LPPO spotkał się w ramach cyklu Sprintów. Tym razem postanowiliśmy rozebrać na czynniki pierwsze sekrety efektywnych zespołów. Kiedy i jak taki zespół tworzyć, od czego zacząć?

Jak zawsze zaczynamy od celu! Ważne jest po co zespół powołujemy, czy będzie on stały, działający w ramach bieżących obowiązków, czy tymczasowy, dedykowany do określonego projektu. Ważne jest jaki, taki zespół, otrzymuje cel do realizacji.

Cel być musi i musi być ambitny. O ile w projekcie jest on po prostu zgodny z uzasadnieniem biznesowym, o tyle w zespołach stałych często się o nim zapomina. Jeśli jesteś więc członkiem zespołu administracji, księgowości czy kadr (lub też innych obszarów wspierających) i masz napisane czarno na białym jaki jest Twój zakres obowiązków… to nadal za mało. Ambitnie postawiony cel wyrywa pracowników z marazmu, z rutyny, jednoczy ich działania i spaja, przez co zespół staje się skuteczniejszy. Staje się też przygotowany do efektywnego  wprowadzania zmian.

Jeśli na to wszystko, Ty jako Lider, nałożysz wartości i zasady, które będą miały odzwierciedlenie w postawach każdego dnia, komunikacji bezpośredniej i pośredniej, jakości wykonywanej pracy, zarówno w ramach obowiązków zawodowych, jak i działań na rzecz zespołu, to już wygrałeś. Ale pamiętaj… zasady to zasady obowiązują wszystkich.

Z rzeczy technicznych…

Zdradziliśmy nasze metody organizowania skutecznych spotkań, po to, żeby przestać tracić czas na bezproduktywnych zlotach przy kawie… choć osobiście nic do kawy nie mamy. Podpowiedzieliśmy szefom, jakich złych nawyków unikać, aby zlecane zadania były realizowane w oczekiwanym terminie i miały spodziewaną jakość.  Szepnęliśmy też pracownikom, jak skłonić kierownika do precyzowania delegowanych zadań, żeby nikt nie musiał czytać w myślach. Na koniec podzieliliśmy się naszym doświadczeniem, jak radzić sobie z „trudnymi przypadkami”, „czarnymi owcami” lub też „opornikami”.

Następne Sprinty już wkrótce! Zapraszamy.

Zespół #LPPO

Kto nie ma problemów

Są dwa podejścia do problemów.

Jedno z nich – nie robić nic. Zostawić. Może zniknie sam, może ktoś go rozwiąże za mnie, może to nie jest takie uciążliwe i da się z tym żyć. I pojawia się myśl, może zamiotę pod dywan…

Z zamiataniem problemów pod dywan jest tak, że one nie znikają. Wręcz przeciwnie, ich wredna natura każe im wyjść z ukrycia zawsze wtedy, kiedy najmniej się tego spodziewamy. Wtedy boli najbardziej!

Dlatego zdecydowanie polecam drugie podejście, czyli rozwiązywanie problemów. Zaufajcie mi, że im wcześniej, tym łatwiej. A jeśli jeszcze do tego mamy w naszym warsztacie skuteczne, szybkie w zastosowaniu narzędzia i praktyczną wiedzę, jak to zrobić, to jesteśmy uratowani.

Na Sprincie z 5Why, zaczęliśmy od opisania problemu. Tak, opisać właściwie problem, uszczegółowić go, to połowa sukcesu. Jak wyszło w praniu, często co innego myślimy, że jest naszym problemem, a co inne stanowi rzeczywistą przeszkodę. Jeśli zapiszemy problem przy pomocy odpowiedniej techniki, to późniejsze diagnozowanie źródłowej przyczyny staje się dużo prostsze.

Mamy ogromną satysfakcję, bo nasza Grupa uczestników, okazała się mocna procesowo i projektowo. Poszukując źródeł problemów, sięgała do niesprawnych procesów, niedoskonałego otoczenia, i tam znajdowała też rozwiązania.

Wyższa świadomość procesowa, ciągłe doskonalenie, uporządkowana organizacja, dział lub po prostu moja praca, to recepta na życie bez problemów. Zachęcam do ich rozwiązywania m.in. metodą 5Why i do naszych Sprintów!

Anna Buczek i  Bartek Papisz.

 

Chodzi o to, żeby było szybko

Gdybyście potraktowali swój rozwój w obszarze projektowo-procesowym, jako program… od czego byście zaczęli? Jaki postawili sobie cel? Jaką metodykę byście wybrali? Jakie podejście: od ogółu do szczegółu; najpierw teoria, później praktyka, czy odwrotnie?

Podpowiem …. Trzeba wybrać to, co najlepiej się sprawdza i jest skuteczne.

W dzisiejszym świecie Agile i zwinnego podejścia, jesteśmy przyzwyczajeni do podejmowania szybkich decyzji, wprowadzania zmian i działania na krótki dystans pod warunkiem wręcz natychmiastowego dostarczania wartości do biznesu lub, jak w tym przypadku, do nas samych.

Skoro takie podejście znacząco zwiększa skuteczność zarządzania projektami, a w efekcie ich realizację, dlaczego więc, nie zacząć też tak się uczyć. Mniejszymi krokami, za to skutecznie i precyzyjnie.

Stąd w mojej głowie pojawił się pomysł na cykl szkoleń. Szybkich, intensywnych warsztatów, połączonych z praktyką i ćwiczeniami, czyli SPRINTów. Nazwa też nie jest przypadkowa, bo zaczerpnięta z jednej z metodyk zwinnych, ale dzisiaj nie o tym.

Każdy SPRINT to 2,5h poświęconych jednemu narzędziu, technice, zagadnieniu z zakresu projektowo-procesowego, poparte przykładami i praktyczną wiedzą. Poprowadzone tak, aby po wyjściu ze spotkania móc od ręki wprowadzić nową umiejętność u siebie w pracy, procesie, projekcie lub jak kto woli w życiu.

Ale to nie wszystko…

Jako Zespół #LPPO, wierzymy, że chcąc rozwijać się w sposób zrównoważony (niezależnie czy jest to osoba, dział czy firma) trzeba doskonalić jednocześnie wszystkie 4 filary, tj: Ludzie, Projekt, Proces, Otoczenie. Dlatego nasze SPRINTY będą także omawiały aspekty z pogranicza kompetencji miękkich m.in.: mechanizmy podejmowania decyzji, zasady budowania efektywnego zespołu projektowego, kogo wybierać do projektu, czym się kierować w doborze, kiedy projekt zakończyć, jak zaktywizować swojego szefa etc…

W ten sposób zbudujesz kompleksową, praktyczną wiedzę na temat prowadzenia projektów i zarządzania procesami, rozwiniesz kompetencje project managera oraz dostaniesz pakiet rad i wskazówek czego unikać w przyszłości. Do tego wybierasz te zagadnienia, w których czujesz, że chcesz się wzmocnić, i co najważniejsze nie tracisz czasu na zbędne treści. Sam decydujesz w jakim obszarze chcesz się rozwijać.

Na pierwszy ogień 5Why. Dlaczego taki wybór? Bo jest to niezwykle skuteczne narzędzie wykorzystywane na początku w przemyśle motoryzacyjnym. Jednak dzięki swojej uniwersalności, 5Why możemy stosować w każdym obszarze, a nawet w życiu prywatnym, jeśli tylko szczerze chcemy zidentyfikować to co się nam nie udaje i dlaczego.

Kluczem jest precyzyjne opisanie problemu a potem umiejętne szukanie odpowiedzi. Mając te dwa czynniki w ręku, nie powtórzysz tych samych błędów w przyszłości.

Do zobaczenia na starcie! Anna Buczek