Jak polubić tworzenie procedur. SIPOC.

Procedury….na samo słowo cierpnie nam skóra. Kojarzy się z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego ich nie lubimy. Nie lubimy przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza?

Mi przeszkadza to, że najczęściej są nieaktualne. Stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowią wiersz w rejestrze, zapis na dysku, a jeszcze, i to całkiem często, nadal wiszą w gablotach na korytarzach.

Bardzo często są napisane niezrozumiałym, zbyt pompatycznym językiem. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.

Zbyt długie… Procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca?

I nic z niej nie wynika. Nie wskazuje osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie jaki jest sens jej wdrożenia.

Mogłabym jeszcze wymieniać, ale zamiast tego napiszę, jak ja rozwiązuję kwestię procedur. Zacznijmy o tego czym jest procedura.

Procedura jest zapisem działań i odpowiedzialności, mającym na celu ustalenie standardu zachowań, zmierzających do  realizacji celu procesu.

Do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie używam SIPOCa.

  1. Zbieram grupę zainteresowanych, w tym koniecznie właściciela procesu i uczestników, czyli tych, którzy mają największą wiedzę o procesie.
  2. Najważniejsze: ustalamy cel procesu. Na tej podstawie zdefiniujemy cel procedury.
  3. Zaczynamy od opisania procesu, identyfikujemy wejścia i wyjścia oraz przypisujemy dostawców i odbiorców.
  4. Jak już sporządzimy logiczną mapę następujących po sobie czynności, to ustalamy gdzie mamy braki bądź luki, dzięki temu wyłapiemy każde istotne odstępstwo.
  5. Planujemy akcje na błędy w procesie i ustalamy sposób postępowania.
  6. Zapisujemy treść dokumentu, tworzymy tabele odpowiedzialności, a dla organizacji o wyższej świadomości procesowej sporządzamy mapę.
  7. Na koniec budujemy kartę kontroli, ustalamy termin rewizji oraz osobę odpowiedzialną za aktualizację.

Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. W Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja.

A oto kilka wskazówek:

  • pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień
  • nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to proces nie działa prawidłowo
  • pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli
  • nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw
  • jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszary
  • stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać działania mailowo.

Więcej o tym, jak w łatwy sposób przeprowadzić samago SIPOCa, przeczytasz w artykule Bartłomieja Papisza Black Box- jak usprawnić warsztat SIPOC.

Anna Buczek

#LPPO #sekwencjabiznesu

 

 

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s